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O que é o relatório A3 e como criá-lo?

A difusão do relatório A3 nas organizações é uma ótima opção para construir uma cultura voltada para a melhoria contínua e resolução de problemas. Nosso objetivo sempre deve ser a busca pela perfeição, a excelência naquilo que nos propomos a fazer, independente do setor de atuação.

Quer conhecer mais sobre o relatório A3 e o modo de pensar por trás dela? Leia nosso artigo sobre o assunto e conheça mais sobre essa ferramenta poderosa.

Ah, e no final, não se esqueça de fazer o download do relatório A3 que criamos especialmente para você, totalmente gratuito.

O que é o relatório A3?

Nos anos 70, a Toyota decide investir no desenvolvimento de capacidades de gestão de seus gerentes, foi aí que Masao Nemoto, que liderou a Toyota em 1965 para conquistar o Prêmio Deming, fica à frente do programa de desenvolvimento para gerentes, chamado de “Kanri Nouryoku Program” ou “Kan-Pro”, de maneira abreviada. Nemoto escolheu estruturar essa crítica iniciativa de desenvolvimento da gestão através do processo A3.

O relatório A3, como dito anteriormente, é uma ferramenta extremamente poderosa que estabelece uma estrutura robusta para se implementar o PDCA (Plan-Do-Check-Act) nos times e organizações. O objetivo é ter uma melhor visão dos problemas enfrentados e suas oportunidades de melhoria.

Dentro do Lean, devemos deixar os problemas “visíveis” para que possamos atacá-los de maneira assertiva e criativa, sendo esse mais um benefício do uso do relatório A3.

É chamada de A3 justamente por suas dimensões, similares a uma folha de tamanho A3, de 29,7 por 42 centímetro de dimensões.

Podemos considerar o A3 uma ferramenta de soluções de problemas colaborativa, mas sem deixar de lado sua outra grande vantagem, muitas vezes negligenciada, que é a ser uma ferramenta para melhoria da comunicação.

Qual é o objetivo do relatório A3?

Um de seus principais objetivos é alinhar as pessoas e melhorar a comunicação entre elas no momento de lidar com problemas. Além disso, outro objetivo é potencializar a cultura de melhoria contínua e desenvolvimento de pessoas, fundamental dentro dos pilares da Toyota.

Além disso tudo, certamente é uma das melhorias e mais eficientes ferramentas para análise e solução de problemas, trazendo resultados factíveis para as empresas de todos os tamanhos, tipos e setores de atuação.

Relatório A3 ou Pensamento A3?

Como toda ferramenta, só conseguimos extrair bons resultados com sua utilização quando entendemos o conceito por trás dela. Pensando nisso, mais do que entender os passos do preenchimento do relatório A3, precisamos dominar seu modo de pensar.

E é por isso que trazemos para você a seguir, alguns pilares fundamentais do modo de pensar A3.

Quais são os elementos principais do pensamento A3?

Então, para você elaborar um bom relatório A3, precisamos pensar de forma apropriada, e para te ajudar, vamos destacar agora os 7 elementos do pensamento A3, que irão orientar você e seu time no processo de solução de problemas com o A3:

E é por isso que trazemos para você a seguir, alguns pilares fundamentais do modo de pensar A3.

1. Processo de raciocínio lógico

Um de seus maiores objetivos certamente é trazer o raciocínio lógico para as iniciativas de solução de problemas. Conceitos e metodologias como o PDCA, diferença entre causa e efeito e priorização de problemas, como o conceito 80/20, são fundamentais para mudar a maneira como as pessoas pensam nas empresas.

2. Objetividade

O pensamento A3 tenta, de certa maneira, reunir os diversos tipos de pontos de vista, um tanto subjetivos, para um método que torna a solução de problemas mais objetiva e factível.

3. Resultado e processo

Apesar do Lean ser uma filosofia que é amplamente difundida pelo mundo, não devemos esquecer que ela é o meio para um objetivo maior: a busca por resultados. Saber obter bons resultados a partir de processos e ações do jeito certo é fundamental.

4. Síntese, destilação e visualização

Um dos diferenciais do relatório está relacionado à suas dimensões (como vimos, do tamanho de uma folha A3). Por isso, ao elaborar um relatório A3, precisamos ser diretos e objetivos. Além de resultados mais claros, visuais e diretos, isso altera o comportamento das pessoas, que tendem a serem mais assertivas, consequentemente, mais eficazes e eficientes.

5. Alinhamento

Por melhor que uma iniciativa, abordagem ou plano de ação seja, não conseguiremos obter resultados práticos se não houver alinhamento entre as partes. Sem alinhamento, não temos o ímpeto e a dedicação necessários para a execução das atividades e mais uma vez o pensamento A3 nos ajuda com esse alinhamento entre os envolvidos. Comunicação é a chave para o sucesso.

6. Coerência interna e consistência externa

Por melhor que uma iniciativa, abordagem ou plano de ação seja, não conseguiremos obter resultados práticos se não houver alinhamento entre as partes. Sem alinhamento, não temos o ímpeto e a dedicação necessários para a execução das atividades e mais uma vez o pensamento A3 nos ajuda com esse alinhamento entre os envolvidos. Comunicação é a chave para o sucesso.

7. Ponto de vista sistêmico

Ao se trabalhar com solução de problemas, precisamos entender o contexto, como um todo. Atuar na melhoria de um processo que irá piorar outro processo não faz sentido algum. Por isso, entender o negócio é fundamental para que as iniciativas sejam boas para toda a organização. Esse tipo de visão é potencializada ao se utilizar o pensamento A3, fazendo com que as ações de fato sejam relevantes para a empresa.

Como preencher o relatório A3?

Agora, na prática, alguns passos básicos para o preenchimento do relatório A3 são:

 

  • Entendimento do problema e situação:

Defina o problema e levante seu histórico. Quais as perdas que o problema traz e quais os possíveis ganhos? Identifique os principais efeitos do problema e por fim, gere o documento para registrar as informações.

 

  • Análise da situação atual:

Com a ajuda de ferramentas como Histogramas, diagrama de Pareto, diagrama de dispersão, fluxogramas, etc., precisamos criar um mapa do estado atual da situação.

 

  • Estado futuro:

Em seguida precisamos traçar o estado futuro, contemplando os objetivos propostos no projeto.

 

  • Análise de causa raiz:

Qual a causa raiz do problema? O que de fato está fazendo com que não atinjamos o estado futuro? Eliminar esses gaps fará com que de fato cheguemos onde precisamos?

 

  • Proposta de melhoria:

Quais as ações poderão eliminar as causas dos problemas?

 

  • Plano de ação:

Criar um plano de ação e determinar responsáveis para que possamos colocar em prática tudo que pensamos até agora.

 

  • Acompanhamento:

De nada adianta uma boa ideia sem uma boa execução. A partir de agora, devemos nos concentrar em acompanhar os indicadores para verificar a eficácia do plano de ação.

Benefícios do A3

Seu grupo ou empresa familiarizado com os conceitos trazidos até aqui se destacam perante seus concorrentes. Eles transformando todo potencial das pessoas em diferencial competitivo e excelência operacional, com desempenho organizacional ímpar e praticante, de fato, dos conceitos de melhoria contínua, ou Kaizen (termo japonês para melhoria contínua).

Dicas para se construir um bom relatório A3

Um relatório A3 é um trabalho que deve ser realizado em grupo, potencializando assim seus resultados. Se queremos uma transformação cultural que busca a melhoria contínua, iniciativas isoladas não serão produtivas, não é?!

É fundamental que os passos sejam executados, consequentemente, seus princípios fundamentais sejam levados em consideração no momento de sua execução.

Seguindo essas dicas, tenho certeza que você vai conseguir mais destaque dentro dos seus resultados.

Quer começar agora mesmo a estruturar os relatórios A3 em sua empresa, faça o download agora mesmo do relatório A3 criado pela Interlive para você!

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Pâmela Simionato

02/08/2021

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