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O Que é um POP padronizado?

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O Que é um POP?

No texto de hoje, falaremos dos tipos de POP, mas, antes explicaremos o que é um Procedimento Operacional Padrão.

O QUE É UM PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP?

Também conhecido como POP ou “SOP” – Standard Operating Procedure, é um procedimento que demonstra de maneira detalhada o passo-a-passo das atividades de fabricação de um produto, fornecimento de um serviço, dentre outras atividades que necessitam de padronização no momento de sua execução. É de maneira resumida uma instrução de trabalho, um roteiro detalhado para que os processos sejam executados com a menor variação e quantidade de defeitos possível. É isso o que os clientes buscam, não é?!

Sempre que possível, devemos elaborar um POP o mais visual e de fácil entendimento possível, utilizando imagens, fotos, ilustrações, fluxogramas e até mesmo vídeos.

Quer saber um pouco mais, acesse nosso artigo e saiba como elaborar um POP.

E QUAIS SÃO OS TIPOS DE POP 'S?

Os modelos mais utilizados pelas organizações incluem:

1- POP ’S FUNDAMENTAIS (OU MODELOS)

Fornecem as diretrizes e orientações para que possamos criar os diversos modelos de POP. Layout do documento, instruções de nomenclatura, rastreabilidade, boas práticas e registro são algumas das informações. É importante que uma organização tenha seus modelos de POP padronizados e que orientem os profissionais para o tipo de informação que os documentos devem abordar para que sejam mais assertivos.

Devem sempre buscar uma orientação que facilite sua criação e principalmente o entendimento do documento pela pessoa que irá utilizar na operação.

Algumas informações que geralmente são necessárias:

  • Nome do documento;
  • Objetivo do POP;
  • Usuário do POP;
  • Revisão atual;
  • Histórico de revisões;
  • Documentos de referências que ajudaram na criação do POP (Normas, estudos, etc.);
  • Local de utilização;
  • Glossário;
  • Descrição detalhada das etapas;
  • Fluxo da cadeia de ajuda (em caso de necessidade, quem devemos contatar?)
  • Fluxograma do processo;
  • Fotos, imagens, etc.
  • Local de guarda do documento;
  • Responsável pelo documento (Atualizações).

2- POP ’S METÓDICOS OU DE TESTE

Em caso de uma falha em um equipamento ou atividade em geral, esse tipo de POP orienta os profissionais em como abordar o problema, que tipos de dados devem ser colhidos e análises a serem realizadas.

É um tipo de procedimento operacional padrão bem especializado, sendo utilizado por pessoal devidamente treinado e preparado para realizar tal atividade com eficiência e eficácia.

3- POP ’S DE SEGURANÇA

São procedimentos que visam a segurança dos trabalhados na hora de executar uma determinada atividade. É necessário cortar a alimentação de energia? Utilizar EPI’s (Equipamento de Proteção Individual)? Existem recomendações de segurança para a realização da atividade?

São muito importantes nas empresas em geral para que possamos evitar acidentes.

4- POP ’S DE PRODUÇÃO

Uma etapa de produção pode ser complexa e conter vários passos. Por mais que a pessoa tenha experiência, algo pode passar batido colocando em risco a segurança do cliente e a qualidade do produto. Além de evitar falhas na manufatura de um produto, ajuda na hora de treinar novos colaboradores e fazer a gestão do conhecimento, uma vez que a rotatividade nas empresas pode ser alta e com a saída de um funcionário, informações e experiências podem ser perdidas, e com o POP, evitamos a perda desse conhecimento.

5- POP ’S DE QUALIDADE

Quando falamos em controle da qualidade, importante que as pessoas saibam exatamente o que verificar e quais são as características chave que o produto ou serviço deve ter para que agregue valor ao cliente. Com os POP’s da qualidade, sabemos exatamente o que verificar para que nossos clientes recebem o melhor produto ou serviço, evitando que peças defeituosas sejam enviadas, por exemplo.

6- POP ’S DE ARQUIVAMENTO

São POP’s que orientam a organização e arquivamento de documentos, ordens de fabricação e relatórios. Organizar esses documentos é fundamental na hora de procurar informações, coletar dados e buscar respostas para solução de problemas ou registros que possam ser solicitados por clientes ou órgãos do governo.

7- POP ’S DE ARMAZENAMENTO

Procedimento dedicado para o armazenamento de produtos. Devemos utilizar o FIFO (First in First Out)? Existe alguma questão de segurança, sendo o produto inflamável ou perigoso? Qual a temperatura ideal para armazenar determinado produto e por quanto tempo?

8- POP ’S DE CONDUTA PARA RECLAMAÇÕES

Infelizmente não estamos imunes a problemas e reclamações. Sabemos que em uma situação como essa, o cliente pode estar chateado ou até mesmo bravo com um produto defeituoso, por exemplo.

Em situações como essa, é importante que nosso time de atendimento mantenha a calma e saiba contornar a situação, buscando encontrar soluções para a satisfação do cliente. Nesse caso, os POP’s podem ajudar trazendo exemplos de possíveis problemas e respostas e abordagens para lidar com a situação.

Além dos tipos citados acima, podemos ter Procedimentos Operacionais Padrão para:

  • Atividades administrativas;
  • Operação de equipamentos, máquinas e instrumentos;
  • Métodos analíticos;
  • Preparação de reagentes químico;
  • Preparação de alimentos;
  • Dentre outros.

Apesar de serem os tipos mais utilizados, nada impede que utilize o POP em uma área diferente das mencionadas acima caso identifique a necessidade.

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Fonte: Livro “Qualidade Total – Padronização de Empresas. Vicente Falconi, 2º ed. Nova Lima- MG – Editora Falconi, 2014.

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Vicente Falconi, 2004

BAIXE AQUI UM MODELO DE PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

Disponibilizamos um modelo para download gratuito para que possa utilizar e distribuir livremente. Lembre-se que esse é um modelo, porém sempre que possível, adapte o documento para a realidade e necessidade da sua empresa/processo. 

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E não se esqueça de baixar aqui o modelo POP gratuitamente.

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O que é Certificado de gestão ISO 9001?

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O que é ISO 9001:2005?

O sistema de gestão da qualidade ISO 9001: 2015 é um nome bastante grande, não é?

Parece ser uma coisa muito complicada de colocar em prática, talvez você pense que não é importante, mas garanto a você, é tudo diferente!

Numa era de forte competição de mercado, como a que vivemos, temos de nos organizar para ganhar alguma vantagem competitiva, seja através do aumento da produtividade, cálculo correto dos custos e preços de venda, melhor posicionamento no mercado, etc.

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É por isso que a certificação ISO 9001 é cada vez mais procurada pelas empresas. Se você ainda não tem certeza sobre esse conceito, fique tranquilo!

Aqui, você aprenderá exatamente o que é um sistema de gestão, todo o conteúdo da ISO 9001: 2015 e como se preparar para a certificação.

Definição de Sistema de Gestão

Um sistema é um grupo de “coisas” e, quando colocadas juntas, buscam o mesmo objetivo. Gestão é a gestão completa de algumas (ou todas) áreas da empresa.

Portanto, um sistema de gestão nada mais é do que um conjunto de ferramentas e práticas de trabalho utilizadas para gerenciar um departamento.

Sistema de gestão eficiente

Os dois pontos-chave para manter o SG atualizado, bem implementado e eficiente em uma empresa são: figuras de autoridade bem treinadas e responsáveis.

No processo de implantação é muito importante escolher um ou mais responsáveis ​​pelo sistema de gestão, que vão divulgar o SG, treinar novos funcionários, supervisionar e auditar dentro da empresa.

Além disso, todo o pessoal relevante deve receber treinamento em suas áreas de competência dentro do SG.

O Sistema de Gestão de Qualidade ISSO 9001:2005

Dentre os tipos de sistemas de gestão, destacamos o SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade), que abrange a parte da qualidade do processo / produto / serviço, com foco na satisfação do cliente.

Por este motivo, a ISO (Organização Internacional para Padronização) possui a norma ISO 9001, que estabelece requisitos para um sistema de gestão da qualidade, que nada mais é do que um documento mundial (elaborado por empresas altamente conhecidas) e que visam fazer o melhor para essas empresas.

A equipe ISO coletou todas essas informações e criou a norma ISO 9001: 2015 de forma comum, aplicável a qualquer tipo de empresa, independente de seu porte ou finalidade.

Como a ISO está localizada na Suíça, cada país tem um organismo de certificação para traduzir esses padrões. No que diz respeito ao Brasil, temos a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas).

Portanto, a ABNT NBR ISO 9001: 2015 abrange os seguintes aspectos: liderança, estratégia, comunicação com o cliente, satisfação do cliente, novos produtos, operações, fornecedores, controle de qualidade, melhoria de processos, etc.

Isso faz com que muitas empresas utilizem SGQ (Sistema de Gestão Integrado), outros padrões, como ISO 14001 (meio ambiente) ou outros sistemas de gestão da produção (ERP, MRP, etc.).

O sistema de gestão da qualidade baseado na norma ISO 9001: 2015 opera com base no PDCA (planejar-executar-avaliar-agir), que inclui principalmente:

  • Planejar a estratégia da empresa em relação às operações e qualidade;
  • Executar o plano de ação e implementar as melhorias necessárias para que a empresa funcione normalmente;
  • Avaliar através do processo de revisão e avaliação de reuniões o produto / serviço por meio de verificação e confirmação;
  • Tomar medidas para dar continuidade a implementação de ações que produzam bons resultados ou definir novas ações com base nas oportunidades de melhoria.

Princípios da Gestão da ISO 9001

  • Centrada no cliente: as organizações dependem de seus clientes, portanto, devem atender a suas necessidades atuais e futuras, seus requisitos e se esforçar para superar suas expectativas.
  • Liderança: o líder estabelece uma meta e uma direção unificadas para a organização. De acordo com a ISO 9001, eles devem criar e manter um ambiente interno onde as pessoas possam participar plenamente na realização dos objetivos da organização.
  • Participação das pessoas: é importante para uma organização que todos sejam capazes, treinados e envolvidos na entrega de valor.
  • Abordagem do processo: quando as atividades são entendidas e gerenciadas como processos inter-relacionados que operam como um sistema coerente, resultados consistentes e previsíveis podem ser alcançados de forma mais eficaz e eficiente.
  • Melhoria: De acordo com a ISO 9001, a melhoria contínua do desempenho global de uma organização deve ser uma meta permanente.
  • Tomada de decisão baseada em evidências: as decisões baseadas na análise e avaliação de dados têm maior probabilidade de produzir os resultados esperados. Além de reduzir o retrabalho, uma abordagem baseada em fatos também pode produzir maior precisão e agilidade.
  • Gestão do relacionamento: Estabelecer e manter relacionamentos duradouros com os stakeholders traz uma série de vantagens, como: fortalecimento dos contratos de fornecimento da marca e aumento do volume de negócios.

A divisão da ISO 9001:2015

Conforme mencionado acima, o sistema de gestão da qualidade ISO 9001: 2015 adota o método PDCA e é dividido em 10 itens.

Os primeiros 3 itens são os mais introdutórios:

1. Escopo

Qual é o escopo (propósito) do padrão da empresa. Este item também indica que a norma é universal e aplicável a qualquer empresa.

2. Referências

Cita apenas a bibliografia e as edições atuais utilizadas na norma.

3. Termos e Definições

Este item indica que o conceito utilizado no documento se refere ao padrão ISO.

Sistema de Gestão de Qualidade, como iniciar?

Para começar a implementar o SGQ na sua empresa, é necessário reunir conhecimentos sobre o seu negócio (conhecer os seus clientes, stakeholders, influência no mercado, análises externas e internas da sua empresa, outros concorrentes, etc.).

Com base nisso, vale a pena estudar os processos da empresa (mapeamento, divisão de áreas etc.), pois com essa estrutura interna é possível iniciar a implantação do projeto ISO 9001.

Só então você pode implementar práticas de gestão em resposta aos projetos da ISO 9001: 2015 e criar a documentação necessária para manter o processo registrado e disponível para melhorias.

Por fim, para que o SGQ ISO 9001 funcione corretamente na empresa, é fundamental a participação das pessoas e o compromisso de utilizar o sistema e atualizá-lo para melhorá-lo.

Especialista em Gestão de Qualidade

Para poder realizar uma auditoria interna completa, bem como implementar e revisar todo o processo de gestão da qualidade de acordo com a norma ISO 9001: 2015, são necessários treinamentos específicos.

Como empresa certificada ISO 9001, significa apresentar um processo bem definido, centrado no cliente e comprometimento geral da administração com a gestão da qualidade e sua permanência.

Com isso, vem crescendo a busca por essa certificação no mercado, o que capacita profissionais com habilidades e conhecimentos para viabilizar as auditorias altamente direcionadas da empresa.

Por isso, não perca a oportunidade de se destacar no processo seletivo ou na organização para a qual você trabalha, se qualifique com nossos cursos.

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