Entenda a importância do KPI para as empresas

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Entenda a importância dos indicadores-chave de desempenho para as empresas

Sempre ouviu falar em KPI mas tem dúvidas sobre o que é, como criá-los e fazer um bom gerenciamento deles?

Neste artigo, falamos sobre esses indicadores estratégicos e como eles são fundamentais para uma gestão de excelência nas organizações.

O que significa KPI?

Os KPI´s (em inglês, Key Performance Indicator ou simplesmente indicadores-chave de desempenho) são ferramentas utilizadas para fazer a gestão de empresas e organizações, uma vez que todo líder deve guiar o negócio através de metas e objetivos. Dessa maneira, de forma estratégica, as empresas podem se diferenciar da concorrência e obter sucesso em seus respectivos mercados de atuação.

E é exatamente nesse momento que os KPI’s fazem um trabalho fundamental. Como melhorar algo se não conseguimos analisar os principais resultados? Praticamente impossível, não é? Sem esses indicadores não conseguiríamos mensurar os resultados obtidos e nem saber se eles estão trazendo realmente os resultados pretendidos.

Resumindo, os KPI’s são a resposta sobre como está o resultado da empresa, através de números e um controle baseado no tempo!

A importância de escolher os KPI (indicadores) certos

Como o próprio nome já diz, os KPI’s são os indicadores-chave, ou seja, aqueles mais importantes que a empresa deve acompanhar. É comum, na vontade de controlar todas as variáveis de um negócio, encontrarmos empresários e profissionais que, em geral, buscam, sem assertividade, acompanhar dezenas de indicadores, alegando que são todos importantes para a empresa.

De fato, todos podem ser importantes para a organização, mas tentar controlar (e atuar) sobre todos, pode exigir uma quantidade grande de recursos, sejam eles financeiros ou de mão de obra, fazendo com que não exista foco e, consequentemente, com que os pontos principais são sejam tratados da maneira como deviam.

Tudo se trata de priorização, sobre como mostrar os resultados mais importantes e que estão mais alinhados com a estratégia da organização.

Uma maneira de selecionar os indicadores mais importantes é usando a técnica SMART, que contempla uma análise baseada em 5 fatores.

Responder às perguntas abaixo pode orientar você e sua equipe na hora de definir bons KPI’s:

Especificidade (Specific): o indicador é específico e não gera dúvidas na interpretação?
Mensurável (Measurable): é possível medir esse indicador com dados?
Atingível (Attainable): a meta para esse KPI é desafiadora, mas não impossível de ser atingida?
Relevante (Relevant): esse indicador é relevante e está alinhado à estratégia da organização?
Temporal (Time-related): a meta atrelada ao indicador tem um prazo para ser atingida?

Exemplos de KPI

Os melhores KPI’s dependem da empresa, do momento, dos objetivos e de outros fatores importantes que devem ser levados em consideração, mas aqui trazemos alguns exemplos para te ajudar:

1. Produtividade

Esse indicador nos mostra quais recursos são utilizados para se produzir um produto ou serviço, analisando a relação entre o rendimento e a eficácia dos processos.

2. Qualidade

Mostra como está a relação entre produtos totais produzidos e produtos produzidos conforme as especificações.

3. Capacidade

É a relação entre a capacidade de produção e o tempo necessário para isso.

4. Turnover ou Rotatividade:

Avalia o grau de rotatividade dos colaboradores de uma empresa, o que ajuda a entender como está o nível de satisfação dos funcionários.

5. Conversão

De todos os contatos que a empresa recebe, quantos geram vendas?

Veja que esses são exemplos de indicadores estratégicos, relacionados a ganhos financeiros, capacidade/estrutura, satisfação dos clientes, pessoas e custos operacionais, pontos esses que quando mal geridos, podem fazer com que a empresa fracasse.

Métrica x KPI

Um KPI pode ser uma métrica (quando ela é muito importante) ou uma junção de métricas que se relacionam.

Por exemplo:

Se a empresa acompanha a conversão de vendas, ela pode querer entender o custo feito com marketing por visitante, percentual de visitantes que compraram um produto, valor médio da compra, dentre outros.

Algumas métricas relacionadas podem ainda ser importantes, mas podem ficar restritas a uma análise mais tática/operacional. Por exemplo, nessa mesma empresa, algumas métricas são acompanhadas pelo time da operação, como TMA e TME, abandono de chamadas, etc.

Veja que o time de operação irá trabalhar para melhorar sempre essas métricas, porque estão ligadas a um bom desempenho da organização, mas essas métricas específicas não são acompanhadas pela alta gestão. Não quer dizer que não sejam importantes, pelo contrário, a questão aqui é priorizar KPI’s que estejam mais intimamente relacionados aos objetivos de negócio, não da operação em si.

Muitas das vezes, quando um KPI não vai bem, ao olhar métricas operacionais que estão relacionadas, conseguimos achar algumas causas que poderão ser tratadas, o que podemos chamar de análise de desdobramento.

O KPI e a tomada de ação

É importante destacar que definir quais são os indicadores e mensurar seus resultados não trazem resultado algum, podendo ser um grande desperdício se não forem tomadas ações adequadas para corrigir os problemas ou potencializar os ganhos obtidos.

Esses indicadores devem ser como uma bússola, ou direcionador, que ajudará gestores a tomarem as melhores decisões para o futuro do negócio.

Imagine uma empresa que tem mostrado em seus indicadores de negócio que o resultado financeiro tem piorado nos últimos meses. Um bom líder ou gestor deve enxergar essa tendência, analisar com profundidade o motivo dessa piora no indicador e avaliar ações que irão contornar a situação.

De nada adiantaria apenas “olhar os indicadores” e não tomar decisão alguma. Basicamente, todo indicador que está fora da meta estabelecida deve originar um plano de ação que contempla essa análise, coleta de dados, proposta de soluções e acompanhamento dos novos resultados após a implantação das ações. Uma ótima sugestão é utilizar o ciclo PDCA para fazer a gestão desse processo.

Ciclo constante de avaliação

Indicadores podem e devem ser analisados com frequência, claro que dependendo do tipo de informação que trazem, essa frequência pode ser desde diária até semestral, mas lembre-se de que quanto menor a frequência de análise, menos tempo de resposta teremos para resolver um problema atrelado a um KPI fora da meta.

Revisite sempre e analise se o indicador ainda se mantém alinhado à estratégia do negócio, pois, caso a organização tenha mudado suas diretrizes e objetivos recentemente, é possível que os indicadores precisem ser revistos, para contemplarem a análise dos novos desafios.

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Pâmela Simionato

05/01/2022

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Quais são os objetivos da sua empresa?

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Quais são os objetivos da sua empresa?

Objetivos. Essa palavra assola muitas empresas e empresários, principalmente os jovens:

Qual é o objetivo da sua empresa?

Nesse caso, não estou me referindo a visão, missão e valores. O que quero dizer é uma série de objetivos, como melhorar a estrutura de custos e expandir as oportunidades de receita.

Quais são os seus objetivos?

Se os objetivos forem definidos e acordados entre os membros da equipe, a próxima questão é como medi-los.

Se não houver uma maneira consistente de alcançar o objetivo, a meta é inválida.

Objetivos estruturados, metas claras e sistemas de monitoramento eficazes: a empresa está pronta para pensar em ajustar seus processos.

Todas as atividades desenvolvidas pela empresa devem ser direcionadas aos seus objetivos.

Em muitas empresas, é comum a realização de atividades que não ajudam a atingir os objetivos.

Nestes casos, é responsabilidade do empresário tentar eliminá-los.

Como definir os objetivos

1. Tenha objetivos que te motivem

Quando você define objetivos para si mesmo, é importante que elas o motivem: isso significa ter certeza de que são importantes para você e que alcançá-las é valioso.

Se você não está interessado nos resultados ou se eles são irrelevantes do quadro geral, as chances de você trabalhar para alcançá-los são mínimas.

A motivação é essencial para atingir os objetivos. Estabeleça metas relacionadas à prioridade mais alta em sua vida.

Sem esse foco, você pode acabar com muitos objetivos, deixando quase nenhum tempo para se concentrar em cada um deles.

Alcançar seus objetivos exige comprometimento.Para maximizar a probabilidade de sucesso, você precisa ter um senso de urgência e uma atitude de “Eu devo fazer isso”.

Quando você não o tem, é provável que adie o que precisa fazer para tornar seus objetivos uma realidade. Por sua vez, isso o deixará desapontado e frustrado consigo mesmo, o que é frustrante.

Objetivos SMART

Você deve ter ouvido falar de metas SMART. Mas você sempre aplica as regras?

A questão é que, para tornar as metas fortes, elas devem ser pensadas como SMART.

Existem muitas mudanças no significado de SMART, mas a essência é esta – o objetivo deve ser:

Específico
Mensurável
Alcançável
Relevante
Tempo limite

Seus objetivos devem ser claros e claros. Metas vagas ou gerais são inúteis porque não fornecem direção suficiente.

Observe que você precisa de metas para mostrar o caminho. Definindo com precisão onde você deseja terminar, chegue onde você deseja o mais facilmente possível.

2. Defina objetivos mensuráveis

Inclua valores, datas, etc. precisos em seus objetivos para que você possa medir seu sucesso.

Se sua meta é simplesmente definida como “redução de despesas”, como saber quando você foi bem-sucedido?

Se você reduzir em 1%, dentro de um mês, ou se você reduzir em 10%, dentro de dois anos?

3. Definir objetivos alcançáveis.

Certifique-se de que é possível atingir os objetivos que você definiu.

Se você estabelecer uma meta que não pretende alcançar, só perderá o moral e prejudicará sua confiança.

No entanto, resista ao impulso de definir metas que sejam fáceis demais.

Alcançar uma meta para a qual você não precisa trabalhar muito é anticlimático, na melhor das hipóteses, e também pode fazer com que você tenha medo de estabelecer metas futuras que podem não ser alcançadas.

Ao definir metas realistas e desafiadoras, você alcançará o equilíbrio desejado.

4. Definir objetivos relevantes

Essas metas devem estar relacionadas à direção que você deseja alcançar em sua vida e carreira.

Ao alinhar seus objetivos com isso, você se concentrará em seguir em frente e fazer o que deseja fazer.

Estabeleça metas amplamente dispersas e inconsistentes e você perderá seu tempo – e sua vida -.

5. Definir objetivos de tempo limite

É preciso medir o tempo. Isso fica claro quando pensamos que precisamos saber quando podemos comemorar o sucesso.

Ao trabalhar com um prazo, acionamos o gatilho da urgência e isso acelera a conquista pelo sucesso.

6. Definir objetivos na escrita

O comportamento físico de escrever o alvo o torna real e tangível. Você não tem motivo para esquecer isso.

Ao escrever, use “farei” em vez de “gostaria” ou “talvez”.

Por exemplo: “Vou reduzir minhas despesas operacionais em 10% este ano”, não há “Espero reduzir minhas despesas operacionais em 10% este ano”.

A primeira declaração de metas é poderosa, você pode “se ver fazendo” para reduzir despesas, e a segunda declaração de metas carece de paixão e lhe dará uma desculpa se você se desviar da direção.

Plano de ação para os objetivos

Essa etapa costuma ser perdida no processo de definição de metas.

Você está tão focado nos resultados que esquece todas as etapas necessárias para planejar ao longo do caminho.

Ao anotar as etapas e concluí-las uma a uma ao terminar, você descobrirá que está se movendo em direção ao seu objetivo final.

Isso é especialmente importante se seus objetivos forem grandes e exigentes, ou de longo prazo.

Objetivos concretos

Lembre-se de que o estabelecimento de metas é uma atividade contínua, não apenas um meio para um fim.

Crie lembretes para se manter atualizado e marque reuniões regulares para revisar seus objetivos.

Seu destino final pode permanecer praticamente o mesmo no longo prazo, mas o plano de ação inicial que você definiu ao longo do caminho pode mudar drasticamente.

Certifique-se de que a relevância, o valor e a demanda permaneçam altos.

Pontos de atenção sobre os objetivos

Tenha muito cuidado ao definir objetivos numéricos. Muitos são os casos de adulteração e fraude utilizados para esse fim, mesmo que isso signifique a destruição do sistema.

Ao usar objetivos numéricos, articule suas necessidades e viabilidade para a equipe.

Deixe claro que os números de meta não serão usados para punição.

A etapa final da análise estratégica é avaliar a adequação entre metas, objetivos e atividades como: visão, missão e valores da empresa.

VISÃO deve ser a posição do negócio onde todos os objetivos foram alcançados.
MISSÃO é a declaração das necessidades que a empresa atende e de todas as atividades e processos que ela apoia.
VALOR é o insumo para a missão. Se um processo ou atividade prejudica um valor, ele precisa ser reexaminado.

Conclusão

Ao implementar essas dicas, o empreendedor irá garantir o alinhamento estratégico de sua empresa, aumentando a probabilidade de atingir a meta traçada.

Nas micro, pequenas e médias empresas tudo é escasso: recursos humanos, infraestrutura, tempo, recursos financeiros para investir, etc.

Sem uma direção clara e alinhamento de todas as atividades para isso, recursos serão desperdiçados.

Desperdiçar recursos em pequenas empresas garante que você ficará para trás e não alcançará sua visão no menor tempo possível.

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Pâmela Simionato

15/12/2021

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Como fazer uma análise SWOT na prática?

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Como fazer uma análise SWOT na prática?

A análise SWOT é uma ferramenta poderosa de planejamento estratégico na gestão de projetos, principalmente quando precisamos analisar os cenários e tomar as melhores decisões. Mas você de fato sabe como fazer uma análise na prática ou só conhece a teoria?

Veja nesse artigo o passo a passo para se criar uma análise e como tirar proveito desse processo.

Mas o que é análise SWOT?

A análise SWOT, ou análise FOFA, é uma ferramenta de planejamento estratégico que oferece um diagnóstico do cenário atual antes de se iniciar um projeto.

Seu nome é uma referência a esses diferentes cenários que são analisados: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Em português, muitas pessoas a chamam de análise FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças).

Caso queira se aprofundar mais nos conceitos e entender sobre a análise SWOT, recomendamos que leia nosso artigo sobre o tema.

Mas o que é análise SWOT?

Vamos para o que interessa, o objetivo desse artigo: te ajudar a criar uma análise SWOT na prática.

Como sabemos, iremos fazer uma análise do cenário atual avaliando os 4 componentes da análise SWOT:

Forças (Strengthts);
Fraquezas (Weaknesses);
Oportunidades (Opportunities);
Ameaças (Threats);

1. Preparação do SWOT

Primeiramente, reúna as pessoas para um brainstorming. De preferência, os profissionais que irão realizar o projeto e tenham, de fato, conhecimentos sobre o processo, produto ou negócio.

Profissionais de diferentes áreas e cargos podem trazer diferentes pontos de vista, o que é fundamental para uma boa análise.

Devemos criar um ambiente ágil no Brainstorming, em que todos trazem suas percepções e analises realistas sobre o cenário atual em análise.

Após reunir o time iremos fazer a análise avaliando os 4 componentes da SWOT:

2. Fatores interno SWOT

Aqui, começaremos fazendo uma análise interna da empresa, tanto para suas forças como suas fraquezas. Sejam sinceros e objetivos, sabemos que, às vezes, falar sobre nossos pontos fracos não é algo confortável (principalmente quando o dono da empresa está presente). Porém, quando sabemos desses pontos fracos, podemos mitigar os riscos e propor melhorias.

Essa autoanálise é fundamental em todas as fases de nossa vida, seja pessoal ou profissional. Apenas sabendo no que não somos tão bons, conseguiremos melhorar no futuro.

Lembre-se de que na fase de análise de fatores internos, estamos falando de questões que dependem exclusivamente da empresa e ela tem capacidade de atuar sobre os fatores analisados.

Esses pontos devem ser relevantes e relacionados ao projeto, trazendo vantagens (quando um fator força) e desvantagens (quando uma fraqueza) em relação ao projeto em análise.

Como exemplo, podemos citar alguns pontos que podem ser levantados nessa fase:

Localização da empresa;
Tempo de mercado;
Reputação;
Recursos humanos;
Recursos financeiros;
Marketing;
Gestão;
Capacidade de operação;
Acesso à matéria-prima;
Materiais e equipamentos.

Mas não se limite a esses exemplos, dependendo da sua empresa e área, esses pontos podem ser totalmente diferentes.

Você pode ter como fator positivo o fator tecnologia, pois sua empresa pode ter acesso a ela através de parceiros e fornecedores, ou porque dispõem de profissionais qualificados.

Um ponto de fraqueza pode ser o momento financeiro da empresa. Caso precise fazer investimentos no projeto, isso poderá ser um problema. Sabendo disso, a equipe precisará ser criativa para achar boas soluções (ou decidir que o projeto é inviável naquele momento).

3. Fatores externos SWOT

Agora os fatores externos, aqueles que não temos controle e nenhuma ação da empresa pode influenciá-los. Apesar de não ser possível fazer qualquer mudança nesses fatores, quando fazemos um acompanhamento deles, podemos identificar tendências e nos preparar melhor para eles.

Faça uma análise criteriosa dos dois ambientes externos: o microambiente e o macroambiente:

O microambiente refere-se às forças que atuam no seu setor e como você se relaciona com elas. Nesse caso, estamos falando de clientes, fornecedores, concorrentes diretos, novos players que estão entrando no mercado, etc.

Já o macroambiente refere-se ao que está além do setor de atuação direto da empresa, como, por exemplo, questões políticas, de legislação, econômicas, culturais, sociais, naturais, etc.

4. Monte a matriz SWOT

Nosso objetivo agora é dar uma fácil visualização para os itens levantados durante o brainstorming. Faça preferencialmente essa matriz em um quadro branco ou parede e use adesivos e canetas para que esse processo seja dinâmico.

Você e seu time devem remover duplicidades e trazer uma nomenclatura direta para cada item. Evite listas muito longas e priorizem aquilo que é mais relevante.

5. Análise de viabilidade do SWOT

Chegou a fase mais importante, pois até agora apenas construímos o SWOT. Na análise é quando iremos gerar valor e tomar as decisões que irão impactar o projeto, e definir se daremos prosseguimento ou não nas atividades.

Avaliem em um primeiro momento se, a partir das informações levantadas, o projeto é viável ou não. Riscos sempre irão existir e muito dificilmente o cenário será 100% favorável, a questão é se a empresa consegue mitigar os riscos e se eles valem a pena em relação aos resultados que são pretendidos. Muitas vezes os riscos são tão grandes que não vale a pena o esforço.

Outro ponto pode ser atuar nos fatores internos e melhorá-los antes de iniciar o projeto, assim haverá mais chances de atingir os objetivos.

6. Estratégia de execução

Caso o projeto seja viável, agora é hora de montar uma estratégia. Não é porque o projeto é interessante e possível que iremos parar por aqui e não melhorar o cenário para potencializar o sucesso.

Reflita nos seguintes pontos:

Quais forças devem ser potencializadas para melhorar as chances de sucesso do projeto?
Quais fraquezas devem ser controladas ou corrigidas no decorrer do projeto?
Quais oportunidades devem ser aproveitadas, quando e como?
Quais ameaças devem ser minimizadas? Qual o plano de contingência caso uma ameaça interfira no projeto? Temos um plano B?

Aqui também vale dizer que precisamos pensar além de cada cenário de maneira individual, pensando como cada quadrante se relaciona com o outro e como podemos tirar vantagens disso:

Forças + Oportunidades: quais pontos fortes da empresa podem ser potencializados para maximizar as oportunidades identificadas?
Forças + Ameaças: quais pontos fortes da empresa podem ser potencializados para minimizar o impacto das ameaças?
Fraquezas + Oportunidades: quais pontos fracos podem ser corrigidos para aproveitar as oportunidades levantadas?
Fraquezas + Ameaças: quais pontos fracos podem ser corrigidos para minimizar o efeito das ameaças?

Conclusão

Respondendo a todas essas perguntas e criando planos de ação com responsáveis que irão atuar em cada atividade estratégica para monitorar o cenário e tirar proveito dos pontos positivos, teremos uma maior chance de atingir os resultados propostos no projeto, alcançando o diferencial competitivo e de mercado, economizando recursos e minimizando riscos nos projetos.

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Pâmela Simionato

13/12/2021

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PPCP – A novidade da produção.

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PPCP a novidade do planejamento e controle da produção

Hoje entenderemos como o PPCP é essencial para manter um fluxo contínuo das linhas de produção da fábrica.

Para concluir todas as tarefas no prazo, é preciso mais do que apenas planejamento, certo? Disciplina e controle também são essenciais.

O setor industrial não foge à regra, mas as consequências do não cumprimento do plano são muito mais graves. Muitas organizações até declararam falência.

Nesse caso, o PPCP é um órgão importante para o planejamento de quaisquer ações corporativas.

Portanto, se você deseja aprender mais sobre este assunto, continue lendo este artigo e conheça as principais ferramentas de gestão que todos os profissionais de PPCP devem conhecer.

Definição de PPCP

PPCP (Planejamento, Programação e Controle da Produção) é uma ferramenta de controle utilizada para lidar com imprevistos, analisar o nível de qualidade e promover a continuidade do processo produtivo dentro da organização.

Portanto, cabe ao PPCP da empresa definir questões como quantidades de produção, prazos de execução e quando determinados produtos serão entregues.

Devemos estudar cada etapa com mais detalhes?

1. Planejamento do PPCP

Para que um projeto seja feito com sucesso, a primeira etapa é o planejamento.

Então, é nesta etapa que se define o tempo de execução e os resultados esperados de cada fase do projeto.

Quando se trata de um projeto de longo prazo, devemos considerar o que chamamos de planejamento estratégico.

É nesse tipo de planejamento que se definem os aspectos básicos, como a diferenciação competitiva e a inovação de valor adotada pela empresa.

Por outro lado, o planejamento de curto prazo é essencial para garantir que todas as metas e objetivos sejam alcançados.

Afinal, uma empresa sem um objetivo claro não sabe para onde ir, o que pode levar a uma diminuição do engajamento da equipe de trabalho.

No entanto, seja de curto ou longo prazo, um bom plano de negócios é crucial para o posicionamento da empresa em um mercado altamente competitivo e para o desenvolvimento da empresa.

2. Programação do PPCP

O objetivo principal da programação do PPCP é promover a implementação das definições definidas pelo departamento de planejamento.

A função do programador é garantir que o responsável pela linha de produção determine a quantidade de produtos a serem produzidos e o processo a ser executado.

3. Controle do PPCP

A parte de controle é responsável pela manutenção e maior eficiência da área de produção.

Portanto, o departamento de controle da empresa deve ser capaz de analisar e monitorar o processo de produção.

Esta área do PPCP também deve tratar de eventuais imprevistos que ocorram dentro da linha de produção.

O profissional de PPCP

Os profissionais que vão atuar em qualquer área de PPCP, seja em planejamento, programação ou controle, precisam ter uma compreensão macro de todos os processos de produção.

Para tanto, é importante o domínio do conceito / sistema de gestão da qualidade que agregue valor e eficiência ao processo de fabricação.

Dentre os principais conceitos, vale destacar a utilização de Six Sigma, 5S, melhoria e manufatura enxuta.

Six Sigma é um método quantitativo, estruturado, direcionado e padronizado para melhorar os processos existentes, reduzindo a variação dos processos e seus defeitos

O principal objetivo do sistema é reduzir custos, otimizar processos e a satisfação do cliente.

O 5S procura melhorar a produtividade e o ambiente de trabalho por meio de cinco sentidos: organização, arrumação, limpeza, padronização e disciplina.

Já o Kaizen é um sistema para a melhoria contínua, que busca eliminar desperdícios e organizar a participação de todos os colaboradores.

Finalmente, temos o conceito do Lean ou manufatura enxuta, esta busca eliminar todos os processos que não geram valor para o cliente, seja ele interno ou externo, usando o conceito do Kaizen.

Sistemas do PPCP

Otimizar todos os processos de produção, principalmente aqueles que dependem de diferentes departamentos da empresa, não é simples.

Para garantir que todo o plano de produção e processo de controle sejam executados sem grandes obstáculos, as principais organizações usam sistemas importantes, como just-in-time e Kanban.

Portanto, vamos aprender mais sobre esses sistemas de gerenciamento.

Just in time

É um método usado para utilizar sistemas de produção e eliminar desperdícios na organização.

O principal objetivo dessa abordagem é reduzir custos, fornecendo e produzindo materiais nas quantidades e locais corretos.

Aliás, o sistema Just in Time possui funções que muito contribuem para o PPCP, tais como: máquinas classificadas por processos, processos monobloco e produção de acordo com o conceito de Takt time.

Ao classificar as máquinas durante a produção, você pode criar uma sequencia de materiais, economizando tempo de busca e aproveitando esse tempo na produção.

Por fim, a produção Takt time significa proporcionar um ritmo de trabalho contínuo para a realização de todo o processo de forma que não haja interrupção no processo produtivo.

Kanban

Kanban é usado para administrar a produção de produtos em todas as etapas de uma operação industrial.

Graças a este sistema, pode-se garantir que cada processo receberá imediatamente informações precisas sobre as quantidades produzidas de acordo com o processo desenhado pelo cliente.

Kanban funciona através de fichas e placas na produção.

As fichas devem informar os funcionários sobre o status atual da produção.

A placas na produção possuem informações sobre os níveis de estoque. Normalmente, quando o estoque está em um nível crítico, o vermelho é usado, em aviso é amarelo e o verde é seguro.

Porém, para que esse método seja efetivamente utilizado nas indústrias, algumas regras devem ser seguidas, por exemplo:
• É proibido qualquer retirada sem a ficha Kanban.
• Qualquer retirada maior do que o especificado em Kanban é proibida.
• O produto físico expedido deve estar sempre acompanhado de um kanban.
• Produção excedente de Kanban é proibida
• Cumprir a sequência de fabricação especificada pelo Kanban
• Produto defeituoso não é enviado para o próximo processo (cliente)

Conclusão

Se você deseja se tornar um líder com experiência e a prática no planejamento e controle da produção, temos uma oportunidade para você: nossos cursos de melhoria contínua estão disponíveis para você!

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Pâmela Simionato

08/12/2021

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O que é MRP e como usar na sua empresa?

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O que é MRP - (Manufacturing Resource Planning)?

O termo MRP se refere a Manufacturing Resource Planning, ou como também é chamado, Planejamento de Recursos de Produção.

Muito usado para realizar o gerenciamento de recursos, o MRP é um programa essencial para o dia a dia das empresas de grande porte, com produções em larga escala.

MRP é um programa que realiza cálculos e é usado para controlar o número de todos os componentes necessários para fabricar um produto manufaturado.

Ele é calculado de acordo com as necessidades e estrutura da fábrica, e determina quando você precisa comprar produtos todas as vezes. O objetivo é manter a estrutura funcionando adequadamente sem excessos ou escassez de materiais.

Portanto, o software auxilia no desenvolvimento de métodos e rotinas que podem ser utilizados para planejar o uso e a compra de cada material, bem como para planejar sua produção.

Como é calculado o sistema de MRP

O sistema coleta todas as informações de interação para criar um processo diário de compra e produção orgânica. Ou seja, não há recursos redundantes ou escassez. Para poder calcular de forma eficiente, o MRP usa três informações básicas: demanda, lista de materiais e saldo de estoque.

1. Demanda:

Quantidade de produtos vendidos em determinado período e sua previsão de vendas;

2. Lista de materiais:

Consiste em todos os materiais necessários para produzir o produto ou serviço final,

3. Balanço do estoque:

Quantidade em estoque do produto final e quantidade em estoque de cada material na empresa.

O software especifica o estoque de segurança e pontos de reposição para cada material, reduz a chance de perda ou excesso de cada material e auxilia o gerente na tomada de decisões de compra de estoque e programações de produção do produto.

MRP I x MRP II

O planejamento de recursos de produção (MRP I) oferece mais funções do que o planejamento de necessidades de materiais (MRP II). Entenda abaixo.

MRP I:

O planejamento de necessidades de material calcula os produtos a serem produzidos sem considerar a capacidade da fábrica. Portanto, não está estipulado se o requisito pode ser implementado. Ele possui elementos que são citados a seguir:

Estrutura dos produtos semi-acabados e acabados;
Revisão de demanda;
Solicitações de compras;
Tamanhos dos lotes de produção;
Criação de ordens de produção;
Gestão de pedidos;
Políticas mínimas e máximas para o estoque;
Plano mestre de produção;
Cadastros de matérias-primas, produtos semi-acabados e acabados.

MRP II:

Com base nos dados coletados, considere as capacidades atuais e suas estratégias e possibilidades. Os elementos que estão ligados a esse recurso são:

Recursos alternativos;
Cálculo da capacidade produtiva de cada máquina;
Linha do tempo de produção para cada item fabricado;
Tabela de recursos de produção disponíveis;
Sequência de ordens de produção, de acordo com os recursos disponibilizados.
Calendário de disponibilidade de cada recurso;
Roteiros de produção com prazos e métodos para cada etapa;

Os dois tipos de MRP trabalham juntos, um trazendo alguma informação ou um cenário importante para o outro. Assim, o coordenador do time pode ter uma visão mais ampla de toda a empresa e do processo.

Vantagens do MRP

Este software traz muitas vantagens para as empresas que o utilizam, vamos entender sobre esses benefícios:

Plano assertivo:

Com a implantação do MRP, a empresa passou a formular um plano assertivo com base nos dados e ocorrências do estoque e da linha de produção. Isso reduz a possibilidade de problemas e emergências no departamento.

Desempenho eficiente:

Com informações concisas, o desempenho da empresa pode ser melhorado porque suas ações são rápidas e eficientes. Desde o relacionamento com os fornecedores, a tranquilidade para negociar preços e condições, e para manter o contato com os clientes, tem feito estoque de produtos e garantia de qualidade.

Investimento enxuto:

Possuir o MRP também pode fazer com que a atualização do estoque e o investimento em produção sejam uma produção enxuta, porque estipula com precisão a quantidade e o tempo de reposição, evitando assim gastos desnecessários.

MRP e suas etapas

Existem alguns motivos que são levados em consideração para que o andamento do procedimento aconteça de maneira orgânica.

Plano de produção:

O plano envolve estratégias e dados como vendas, custos e lucros.O plano também considera fatores como sazonalidade, ciclo de vida e considerações geográficas e de distribuição do produto.

Além disso, as previsões de vendas e todo o seu valor agregado devem ser considerados.

MPS- Master Production Schedulin (Plano Geral de Produção):

Nesta etapa, o processo produtivo de cada etapa é determinado levando-se em consideração as capacidades da empresa;

MRP- Material Requirements Planning (Planejamento de Requisitos de Material):

Após a aprovação do plano geral, o plano de material necessário será desenvolvido dentro do período considerado;

CRP- Capacity Requirements Planning (Capacity Demand Planning):

Considerando a inviabilidade e capacidade da empresa, o melhor método de execução da produção é considerado aqui.

Execução da produção:

Depois de feitos todos os ajustes e planos, são colocados os pedidos de compra, fabricação e entrega, para que o processo seja contínuo, sem atrasos ou imprevistos.

Conclusão

Enfim, podemos perceber que o MRP é muito importante para a indústria. Ele pode ser integrado com o sistema ERP (Enterprise Resource Planning). O grande benefício dessa integração é possuir ferramentas para gerir outros setores da empresa como estoque, confiabilidade, financeiro, vendas e compras.

Com um sistema integrado, as informações ficam mais acessíveis e assim otimiza-se o tempo de serviço e a qualidade de trabalho.

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Pâmela Simionato

06/12/2021

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O Que é um POP padronizado?

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O Que é um POP?

No texto de hoje, falaremos dos tipos de POP, mas, antes explicaremos o que é um Procedimento Operacional Padrão.

O QUE É UM PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP?

Também conhecido como POP ou “SOP” – Standard Operating Procedure, é um procedimento que demonstra de maneira detalhada o passo-a-passo das atividades de fabricação de um produto, fornecimento de um serviço, dentre outras atividades que necessitam de padronização no momento de sua execução. É de maneira resumida uma instrução de trabalho, um roteiro detalhado para que os processos sejam executados com a menor variação e quantidade de defeitos possível. É isso o que os clientes buscam, não é?!

Sempre que possível, devemos elaborar um POP o mais visual e de fácil entendimento possível, utilizando imagens, fotos, ilustrações, fluxogramas e até mesmo vídeos.

Quer saber um pouco mais, acesse nosso artigo e saiba como elaborar um POP.

E QUAIS SÃO OS TIPOS DE POP 'S?

Os modelos mais utilizados pelas organizações incluem:

1- POP ’S FUNDAMENTAIS (OU MODELOS)

Fornecem as diretrizes e orientações para que possamos criar os diversos modelos de POP. Layout do documento, instruções de nomenclatura, rastreabilidade, boas práticas e registro são algumas das informações. É importante que uma organização tenha seus modelos de POP padronizados e que orientem os profissionais para o tipo de informação que os documentos devem abordar para que sejam mais assertivos.

Devem sempre buscar uma orientação que facilite sua criação e principalmente o entendimento do documento pela pessoa que irá utilizar na operação.

Algumas informações que geralmente são necessárias:

Nome do documento;
Objetivo do POP;
Usuário do POP;
Revisão atual;
Histórico de revisões;
Documentos de referências que ajudaram na criação do POP (Normas, estudos, etc.);
Local de utilização;
Glossário;
Descrição detalhada das etapas;
Fluxo da cadeia de ajuda (em caso de necessidade, quem devemos contatar?)
Fluxograma do processo;
Fotos, imagens, etc.
Local de guarda do documento;
Responsável pelo documento (Atualizações).

2- POP ’S METÓDICOS OU DE TESTE

Em caso de uma falha em um equipamento ou atividade em geral, esse tipo de POP orienta os profissionais em como abordar o problema, que tipos de dados devem ser colhidos e análises a serem realizadas.

É um tipo de procedimento operacional padrão bem especializado, sendo utilizado por pessoal devidamente treinado e preparado para realizar tal atividade com eficiência e eficácia.

3- POP ’S DE SEGURANÇA

São procedimentos que visam a segurança dos trabalhados na hora de executar uma determinada atividade. É necessário cortar a alimentação de energia? Utilizar EPI’s (Equipamento de Proteção Individual)? Existem recomendações de segurança para a realização da atividade?

São muito importantes nas empresas em geral para que possamos evitar acidentes.

4- POP ’S DE PRODUÇÃO

Uma etapa de produção pode ser complexa e conter vários passos. Por mais que a pessoa tenha experiência, algo pode passar batido colocando em risco a segurança do cliente e a qualidade do produto. Além de evitar falhas na manufatura de um produto, ajuda na hora de treinar novos colaboradores e fazer a gestão do conhecimento, uma vez que a rotatividade nas empresas pode ser alta e com a saída de um funcionário, informações e experiências podem ser perdidas, e com o POP, evitamos a perda desse conhecimento.

5- POP ’S DE QUALIDADE

Quando falamos em controle da qualidade, importante que as pessoas saibam exatamente o que verificar e quais são as características chave que o produto ou serviço deve ter para que agregue valor ao cliente. Com os POP’s da qualidade, sabemos exatamente o que verificar para que nossos clientes recebem o melhor produto ou serviço, evitando que peças defeituosas sejam enviadas, por exemplo.

6- POP ’S DE ARQUIVAMENTO

São POP’s que orientam a organização e arquivamento de documentos, ordens de fabricação e relatórios. Organizar esses documentos é fundamental na hora de procurar informações, coletar dados e buscar respostas para solução de problemas ou registros que possam ser solicitados por clientes ou órgãos do governo.

7- POP ’S DE ARMAZENAMENTO

Procedimento dedicado para o armazenamento de produtos. Devemos utilizar o FIFO (First in First Out)? Existe alguma questão de segurança, sendo o produto inflamável ou perigoso? Qual a temperatura ideal para armazenar determinado produto e por quanto tempo?

8- POP ’S DE CONDUTA PARA RECLAMAÇÕES

Infelizmente não estamos imunes a problemas e reclamações. Sabemos que em uma situação como essa, o cliente pode estar chateado ou até mesmo bravo com um produto defeituoso, por exemplo.

Em situações como essa, é importante que nosso time de atendimento mantenha a calma e saiba contornar a situação, buscando encontrar soluções para a satisfação do cliente. Nesse caso, os POP’s podem ajudar trazendo exemplos de possíveis problemas e respostas e abordagens para lidar com a situação.

Além dos tipos citados acima, podemos ter Procedimentos Operacionais Padrão para:

Atividades administrativas;
Operação de equipamentos, máquinas e instrumentos;
Métodos analíticos;
Preparação de reagentes químico;
Preparação de alimentos;
Dentre outros.

Apesar de serem os tipos mais utilizados, nada impede que utilize o POP em uma área diferente das mencionadas acima caso identifique a necessidade.

Fonte: Livro “Qualidade Total – Padronização de Empresas. Vicente Falconi, 2º ed. Nova Lima- MG – Editora Falconi, 2014.

Vicente Falconi, 2004

BAIXE AQUI UM MODELO DE PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

Disponibilizamos um modelo para download gratuito para que possa utilizar e distribuir livremente. Lembre-se que esse é um modelo, porém sempre que possível, adapte o documento para a realidade e necessidade da sua empresa/processo.

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Pâmela Simionato

15/11/2021

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O que é Certificado de gestão ISO 9001?

gestão

O que é ISO 9001:2005?

O sistema de gestão da qualidade ISO 9001: 2015 é um nome bastante grande, não é?

Parece ser uma coisa muito complicada de colocar em prática, talvez você pense que não é importante, mas garanto a você, é tudo diferente!

Numa era de forte competição de mercado, como a que vivemos, temos de nos organizar para ganhar alguma vantagem competitiva, seja através do aumento da produtividade, cálculo correto dos custos e preços de venda, melhor posicionamento no mercado, etc.

É por isso que a certificação ISO 9001 é cada vez mais procurada pelas empresas. Se você ainda não tem certeza sobre esse conceito, fique tranquilo!

Aqui, você aprenderá exatamente o que é um sistema de gestão, todo o conteúdo da ISO 9001: 2015 e como se preparar para a certificação.

Definição de Sistema de Gestão

Um sistema é um grupo de “coisas” e, quando colocadas juntas, buscam o mesmo objetivo. Gestão é a gestão completa de algumas (ou todas) áreas da empresa.

Portanto, um sistema de gestão nada mais é do que um conjunto de ferramentas e práticas de trabalho utilizadas para gerenciar um departamento.

Sistema de gestão eficiente

Os dois pontos-chave para manter o SG atualizado, bem implementado e eficiente em uma empresa são: figuras de autoridade bem treinadas e responsáveis.

No processo de implantação é muito importante escolher um ou mais responsáveis pelo sistema de gestão, que vão divulgar o SG, treinar novos funcionários, supervisionar e auditar dentro da empresa.

Além disso, todo o pessoal relevante deve receber treinamento em suas áreas de competência dentro do SG.

O Sistema de Gestão de Qualidade ISSO 9001:2005

Dentre os tipos de sistemas de gestão, destacamos o SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade), que abrange a parte da qualidade do processo / produto / serviço, com foco na satisfação do cliente.

Por este motivo, a ISO (Organização Internacional para Padronização) possui a norma ISO 9001, que estabelece requisitos para um sistema de gestão da qualidade, que nada mais é do que um documento mundial (elaborado por empresas altamente conhecidas) e que visam fazer o melhor para essas empresas.

A equipe ISO coletou todas essas informações e criou a norma ISO 9001: 2015 de forma comum, aplicável a qualquer tipo de empresa, independente de seu porte ou finalidade.

Como a ISO está localizada na Suíça, cada país tem um organismo de certificação para traduzir esses padrões. No que diz respeito ao Brasil, temos a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas).

Portanto, a ABNT NBR ISO 9001: 2015 abrange os seguintes aspectos: liderança, estratégia, comunicação com o cliente, satisfação do cliente, novos produtos, operações, fornecedores, controle de qualidade, melhoria de processos, etc.

Isso faz com que muitas empresas utilizem SGQ (Sistema de Gestão Integrado), outros padrões, como ISO 14001 (meio ambiente) ou outros sistemas de gestão da produção (ERP, MRP, etc.).

O sistema de gestão da qualidade baseado na norma ISO 9001: 2015 opera com base no PDCA (planejar-executar-avaliar-agir), que inclui principalmente:

Planejar a estratégia da empresa em relação às operações e qualidade;
Executar o plano de ação e implementar as melhorias necessárias para que a empresa funcione normalmente;
Avaliar através do processo de revisão e avaliação de reuniões o produto / serviço por meio de verificação e confirmação;
Tomar medidas para dar continuidade a implementação de ações que produzam bons resultados ou definir novas ações com base nas oportunidades de melhoria.

Princípios da Gestão da ISO 9001

Centrada no cliente: as organizações dependem de seus clientes, portanto, devem atender a suas necessidades atuais e futuras, seus requisitos e se esforçar para superar suas expectativas.
Liderança: o líder estabelece uma meta e uma direção unificadas para a organização. De acordo com a ISO 9001, eles devem criar e manter um ambiente interno onde as pessoas possam participar plenamente na realização dos objetivos da organização.
Participação das pessoas: é importante para uma organização que todos sejam capazes, treinados e envolvidos na entrega de valor.
Abordagem do processo: quando as atividades são entendidas e gerenciadas como processos inter-relacionados que operam como um sistema coerente, resultados consistentes e previsíveis podem ser alcançados de forma mais eficaz e eficiente.
Melhoria: De acordo com a ISO 9001, a melhoria contínua do desempenho global de uma organização deve ser uma meta permanente.
Tomada de decisão baseada em evidências: as decisões baseadas na análise e avaliação de dados têm maior probabilidade de produzir os resultados esperados. Além de reduzir o retrabalho, uma abordagem baseada em fatos também pode produzir maior precisão e agilidade.
Gestão do relacionamento: Estabelecer e manter relacionamentos duradouros com os stakeholders traz uma série de vantagens, como: fortalecimento dos contratos de fornecimento da marca e aumento do volume de negócios.

A divisão da ISO 9001:2015

Conforme mencionado acima, o sistema de gestão da qualidade ISO 9001: 2015 adota o método PDCA e é dividido em 10 itens.

Os primeiros 3 itens são os mais introdutórios:

1. Escopo

Qual é o escopo (propósito) do padrão da empresa. Este item também indica que a norma é universal e aplicável a qualquer empresa.

2. Referências

Cita apenas a bibliografia e as edições atuais utilizadas na norma.

3. Termos e Definições

Este item indica que o conceito utilizado no documento se refere ao padrão ISO.

Sistema de Gestão de Qualidade, como iniciar?

Para começar a implementar o SGQ na sua empresa, é necessário reunir conhecimentos sobre o seu negócio (conhecer os seus clientes, stakeholders, influência no mercado, análises externas e internas da sua empresa, outros concorrentes, etc.).

Com base nisso, vale a pena estudar os processos da empresa (mapeamento, divisão de áreas etc.), pois com essa estrutura interna é possível iniciar a implantação do projeto ISO 9001.

Só então você pode implementar práticas de gestão em resposta aos projetos da ISO 9001: 2015 e criar a documentação necessária para manter o processo registrado e disponível para melhorias.

Por fim, para que o SGQ ISO 9001 funcione corretamente na empresa, é fundamental a participação das pessoas e o compromisso de utilizar o sistema e atualizá-lo para melhorá-lo.

Especialista em Gestão de Qualidade

Para poder realizar uma auditoria interna completa, bem como implementar e revisar todo o processo de gestão da qualidade de acordo com a norma ISO 9001: 2015, são necessários treinamentos específicos.

Como empresa certificada ISO 9001, significa apresentar um processo bem definido, centrado no cliente e comprometimento geral da administração com a gestão da qualidade e sua permanência.

Com isso, vem crescendo a busca por essa certificação no mercado, o que capacita profissionais com habilidades e conhecimentos para viabilizar as auditorias altamente direcionadas da empresa.

Por isso, não perca a oportunidade de se destacar no processo seletivo ou na organização para a qual você trabalha, se qualifique com nossos cursos.

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Pâmela Simionato

27/10/2021