O Que é um POP?
No texto de hoje, falaremos dos tipos de POP, mas, antes explicaremos o que é um Procedimento Operacional Padrão.
O QUE É UM PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP?
Também conhecido como POP ou “SOP” – Standard Operating Procedure, é um procedimento que demonstra de maneira detalhada o passo-a-passo das atividades de fabricação de um produto, fornecimento de um serviço, dentre outras atividades que necessitam de padronização no momento de sua execução. É de maneira resumida uma instrução de trabalho, um roteiro detalhado para que os processos sejam executados com a menor variação e quantidade de defeitos possível. É isso o que os clientes buscam, não é?!
Sempre que possível, devemos elaborar um POP o mais visual e de fácil entendimento possível, utilizando imagens, fotos, ilustrações, fluxogramas e até mesmo vídeos.
Quer saber um pouco mais, acesse nosso artigo e saiba como elaborar um POP.
E QUAIS SÃO OS TIPOS DE POP 'S?
Os modelos mais utilizados pelas organizações incluem:
1- POP ’S FUNDAMENTAIS (OU MODELOS)
Fornecem as diretrizes e orientações para que possamos criar os diversos modelos de POP. Layout do documento, instruções de nomenclatura, rastreabilidade, boas práticas e registro são algumas das informações. É importante que uma organização tenha seus modelos de POP padronizados e que orientem os profissionais para o tipo de informação que os documentos devem abordar para que sejam mais assertivos.
Devem sempre buscar uma orientação que facilite sua criação e principalmente o entendimento do documento pela pessoa que irá utilizar na operação.
Algumas informações que geralmente são necessárias:
- Nome do documento;
- Objetivo do POP;
- Usuário do POP;
- Revisão atual;
- Histórico de revisões;
- Documentos de referências que ajudaram na criação do POP (Normas, estudos, etc.);
- Local de utilização;
- Glossário;
- Descrição detalhada das etapas;
- Fluxo da cadeia de ajuda (em caso de necessidade, quem devemos contatar?)
- Fluxograma do processo;
- Fotos, imagens, etc.
- Local de guarda do documento;
- Responsável pelo documento (Atualizações).
2- POP ’S METÓDICOS OU DE TESTE
Em caso de uma falha em um equipamento ou atividade em geral, esse tipo de POP orienta os profissionais em como abordar o problema, que tipos de dados devem ser colhidos e análises a serem realizadas.
É um tipo de procedimento operacional padrão bem especializado, sendo utilizado por pessoal devidamente treinado e preparado para realizar tal atividade com eficiência e eficácia.
3- POP ’S DE SEGURANÇA
São procedimentos que visam a segurança dos trabalhados na hora de executar uma determinada atividade. É necessário cortar a alimentação de energia? Utilizar EPI’s (Equipamento de Proteção Individual)? Existem recomendações de segurança para a realização da atividade?
São muito importantes nas empresas em geral para que possamos evitar acidentes.
4- POP ’S DE PRODUÇÃO
Uma etapa de produção pode ser complexa e conter vários passos. Por mais que a pessoa tenha experiência, algo pode passar batido colocando em risco a segurança do cliente e a qualidade do produto. Além de evitar falhas na manufatura de um produto, ajuda na hora de treinar novos colaboradores e fazer a gestão do conhecimento, uma vez que a rotatividade nas empresas pode ser alta e com a saída de um funcionário, informações e experiências podem ser perdidas, e com o POP, evitamos a perda desse conhecimento.
5- POP ’S DE QUALIDADE
Quando falamos em controle da qualidade, importante que as pessoas saibam exatamente o que verificar e quais são as características chave que o produto ou serviço deve ter para que agregue valor ao cliente. Com os POP’s da qualidade, sabemos exatamente o que verificar para que nossos clientes recebem o melhor produto ou serviço, evitando que peças defeituosas sejam enviadas, por exemplo.
6- POP ’S DE ARQUIVAMENTO
São POP’s que orientam a organização e arquivamento de documentos, ordens de fabricação e relatórios. Organizar esses documentos é fundamental na hora de procurar informações, coletar dados e buscar respostas para solução de problemas ou registros que possam ser solicitados por clientes ou órgãos do governo.
7- POP ’S DE ARMAZENAMENTO
Procedimento dedicado para o armazenamento de produtos. Devemos utilizar o FIFO (First in First Out)? Existe alguma questão de segurança, sendo o produto inflamável ou perigoso? Qual a temperatura ideal para armazenar determinado produto e por quanto tempo?
8- POP ’S DE CONDUTA PARA RECLAMAÇÕES
Infelizmente não estamos imunes a problemas e reclamações. Sabemos que em uma situação como essa, o cliente pode estar chateado ou até mesmo bravo com um produto defeituoso, por exemplo.
Em situações como essa, é importante que nosso time de atendimento mantenha a calma e saiba contornar a situação, buscando encontrar soluções para a satisfação do cliente. Nesse caso, os POP’s podem ajudar trazendo exemplos de possíveis problemas e respostas e abordagens para lidar com a situação.
Além dos tipos citados acima, podemos ter Procedimentos Operacionais Padrão para:
- Atividades administrativas;
- Operação de equipamentos, máquinas e instrumentos;
- Métodos analíticos;
- Preparação de reagentes químico;
- Preparação de alimentos;
- Dentre outros.
Apesar de serem os tipos mais utilizados, nada impede que utilize o POP em uma área diferente das mencionadas acima caso identifique a necessidade.
Fonte: Livro “Qualidade Total – Padronização de Empresas. Vicente Falconi, 2º ed. Nova Lima- MG – Editora Falconi, 2014.
Vicente Falconi, 2004
BAIXE AQUI UM MODELO DE PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
Disponibilizamos um modelo para download gratuito para que possa utilizar e distribuir livremente. Lembre-se que esse é um modelo, porém sempre que possível, adapte o documento para a realidade e necessidade da sua empresa/processo.
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Pâmela Simionato
15/11/2021
