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Procedimento Operacional Padrão, também conhecido como POP’s, são os documentos que demonstram, de maneira detalhada, o passo a passo das atividades de construção de um produto ou fornecimento de um serviço.
Seu maior objetivo é fornecer a padronização necessária para as atividades operacionais.
Assim, todos os envolvidos sabem exatamente o que, quando e como fazer determinada atividade com a maior qualidade e excelência possível.
A busca é por agregação de valor ao cliente, seja ele interno (próxima etapa do processo) ou externo à organização (cliente final).
Estabilidade na operação! Esse deve ser sempre nosso objetivo.
Por exemplo, em um processo em que várias pessoas executam a mesma atividade, porém de maneiras diferentes isso não acontece.
Acaba por ser um processo totalmente fora de controle, em que cada um faz aquilo que entende ser o melhor.
Consequentemente não é possível detectar com facilidade quais tarefas não estão sendo executadas conforme o necessário.
A ideia é que você consiga ir em um McDonald’s, por exemplo, e independentemente da unidade em que vá (em diferentes cidades ou até estados), o lanche sempre será igual.
Isso é padronização, e só conseguimos esse nível de excelência quando temos os famosos procedimentos operacionais padrão.
Como seria sua experiência se em cada unidade o lanche tivesse um sabor diferente? Ou ingredientes diferentes? Não seria legal, não é?!
Busque primeiro identificar seus processos críticos.
Ou seja, identifique aqueles processos mais importantes em que, caso ocorra um erro, pode custar muito dinheiro/credibilidade para a imagem da empresa ou risco na segurança para os trabalhadores e clientes, por exemplo.
São esses processos que mais precisam de padronização.
Em seguida faça uma análise desse processo.
Elabore um SIPOC para entender os envolvidos, os limites do processo e os interessados (clientes internos e externos).
Converse com as pessoas que executam as atividades, busque entender seu ponto de vista e opinião. Envolva as pessoas de maneira legítima.
Defina o objetivo do POP (quais resultados espera obter com a criação desse documento).
Se ainda não possui, crie um modelo de POP (veja o exemplo abaixo) e não se esqueça de criar um código para cada POP e campo para revisões.
Faça uma gestão da documentação para que não utilize sem querer um documento que esteja em uma revisão ultrapassada.
Detalhe as atividades realizadas, principalmente as atividades críticas. Divida por operações;
Você pode criar um documento utilizando o Microsoft Word, utilizando os campos abaixo:
Após a criação do documento, treine os envolvidos para que saibam como executar as atividades inseridas no POP com a maior excelência possível.
Lembre-se que o trabalho de um líder ou supervisor é garantir que sua equipe execute as atividades do POP.
Durante a fase de implantação, pode existir alguma resistência das pessoas. Por isso, a supervisão deve ficar atenta e verificar meios de se eliminar essa resistência, principalmente explicando os motivos de se seguir o procedimento e objetivos esperados.
Não! A ideia é que o time revise constantemente o POP procurando maneiras de tornar o processo mais enxutos e à prova de erros.
Devemos sempre questionar como podemos fazer determinada atividade de maneira mais eficiente, testar algumas hipóteses. E, caso tenhamos um processo otimizado, padronizar e treinar novamente os times.
Esse ciclo é constante e não tem fim.
Se sempre buscarmos melhorar os procedimentos, teremos sempre um processo padronizado que evolui e entrega resultados cada vez melhores.
Seja o mais simples possível na criação dos procedimentos.
Busque utilizar imagens, fotos, desenhos, fluxogramas, enfim, tudo que facilitar o entendimento das pessoas que executarão os procedimentos, tornando esse documento algo simples, direto e objetivo.
Vale também a criatividade para criar vídeos e animações quando possível.
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05/04/2022