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Quando falamos em Lean, provavelmente a primeira coisa que vem à cabeça das pessoas é o Lean Manufacturing e o uso da filosofia nas indústrias. O que muitos não sabem ainda é que os conceitos do Lean Thinking podem e devem ser utilizados em qualquer setor de atuação, desde a manufatura até hospitais, construção civil, logística e muito mais.
E um dos usos mais interessantes e benéficos para as empresas está em adotar a filosofia no ambiente administrativo, o que conhecemos como Lean Office.
Vamos conhecer um pouco mais sobre esse conceito e como aplicá-lo em sua empresa?
Leia nosso artigo e saiba mais sobre o assunto.
O Lean Office é aplicação dos conceitos da metodologia enxuta no ambiente administrativo, ou seja, nos escritórios. Como os princípios do Lean estão relacionados à eliminação dos desperdícios e agregação de valor ao cliente para se ter uma vantagem competitiva, fica mais claro entender como o conceito pode ser benéfico, uma vez que, nos escritórios, são muitos os desperdícios e os processos que não agregam valor nos fluxos de trabalho.
Usar o Lean nos escritórios é interessante porque, diferentemente da manufatura, em que o produto é físico e seu fluxo de valor é melhor observado e analisado, nos setores administrativos o fluxo de valor não tem um produto físico, consequentemente pode ser mais difícil enxergar os desperdícios. Isso resulta em processos menos eficientes e mais complexos de se melhorar.
Seu foco está muito mais relacionado ao fluxo de informações e conhecimento, para que tenhamos processos robustos e que entregam valor real aos clientes, sejam eles internos ou externos.
Ao aplicar os conceitos do Lean Office, os desperdícios administrativos, que são mais difíceis de serem encontrados, ficam mais evidentes para as equipes que querem melhorar os processos.
Podemos destacar os seguintes desperdícios que podem ser encontrados ao se utilizar essa filosofia de gestão:
Com a aplicação dos conceitos Lean nos escritórios, esses e outros problemas podem ser eliminados, gerando processos administrativos mais eficientes e que farão com que as empresas tenham maior sucesso.
Seja o setor administrativo um “apoio” da área industrial ou o negócio principal da sua organização, quando temos um setor que segue os princípios do Lean, desenvolvemos profissionais capazes de analisar os processos e propor melhorias, tendo um melhor senso crítico para análise e tomada de decisão.
Para esse processo, vamos utilizar os 5 princípios fundamentais do Lean, que servem como uma bússola de orientação na hora de implantar iniciativas nos escritórios e em qualquer outro lugar. Isso porque, como dissemos, o Lean pode e deve ser usado e qualquer setor de atuação.
Antes de se fazer qualquer coisa, é importante entender o que é valor na ótica dos clientes. E quando falamos em clientes, não falamos apenas do cliente final que compra seu serviço ou seu produto. Aqui é importante identificar processo posterior ao seu, aquele que recebe algo (pode ser um produto, documento, informação, etc.) de você ou da sua área.
Quando entendemos o que é importante para eles, fica mais fácil criar um processo mais eficiente, pois conseguiremos priorizar suas necessidades.
Agora que sabemos o que o cliente precisa, precisamos identificar o fluxo de valor, ou seja, as etapas realizadas até então para fornecer o objetivo desejado pelo cliente. Esse fluxo, com certeza, é constituído de vários processos e atividades e precisamos mapeá-lo com profundidade.
Converse com as pessoas, acompanhe as atividades, faças entrevistas, analise procedimentos operacionais e mapeie o processo utilizando, por exemplo, um VSM (Value Stream Mapping ou Mapeamento de Fluxo de Valor). Dessa maneira, um fluxo que não é físico, difícil de se analisar, fica mais claro, e podemos identificar quais as etapas desse fluxo que não estão alinhadas com as necessidades dos clientes observadas no primeiro passo.
Com o fluxo de valor atual analisado e os desperdícios observados, precisamos criar e colocar em prática um “estado futuro”, aquele em que entendemos que seja o melhor fluxo para satisfazer as necessidades dos clientes, com a menor quantidade de desperdícios, menor lead time e maior qualidade possível.
Aqui o objetivo é criar um fluxo que atua apenas quando o cliente solicita algo, não criando estoques de documentos ou algo do tipo, o que conhecemos como “processos empurrados”. Dessa maneira, só é feito o que o cliente necessita.
Por último, e talvez mais importante, criar um ambiente em que se busca a perfeição. Não é um processo rápido, obviamente. É essa etapa, porém, que cria uma cultura voltada à melhoria contínua e que, de fato, vai fazer com que a empresa sempre esteja em uma posição de destaque no mercado. Nessa fase, nada é mais importante do que capacitar as pessoas.
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13/03/2022