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Método DMAIC: a metodologia por trás do Lean Six Sigma

Você sabe como estruturar um projeto de melhoria dentro do Lean Six Sigma, o DMAIC é método muito interessante. O uso dessa metodologia amplamente conhecida e comprovada quanto à sua eficácia é uma vantagem na condução de projetos Six Sigma.

Utilizando o roteiro do DMAIC, corremos menos risco de esquecer alguma parte importante, tendo assim mais chances de alcançar o sucesso no projeto.

Quer conhecer mais sobre o DMAIC? Leia nosso artigo especial sobre o assunto e aprenda o que é e como conduzi-lo de maneira adequada.

O que é o Método DMAIC?

DMAIC 1

O DMAIC é uma metodologia estruturada para a resolução de problemas complexos com foco na melhoria contínua. Ela nos ajuda durante o processo de melhoria, indicando quais objetivos devemos alcançar em cada etapa do projeto e como fazer isso por meio do uso de diversas ferramentas que englobam o Lean Six Sigma.

Sua divisão, como o próprio nome já indica, é feita em 5 etapas: Definir, Medir, Analisar, Melhorar (Improve, em inglês) e Controlar. Das iniciais de cada etapa do método surge a nomenclatura DMAIC.

 

Sua grande vantagem está no uso estruturado e sequencial dos passos do método, que orienta o time para uma solução dos problemas de forma mais robusta, mitigando os riscos que a falta de uma metodologia pode trazer para situações como essa e fazendo com que as empresas tenham mais assertividade e chances de sucesso ao final do projeto.

Como funcionam as 5 etapas do método DMAIC?

Vejamos agora com um pouco mais de detalhes como funcionam as 5 etapas:

1. Define (definir):

DMAIC 2

Na fase de definição, as metas do projeto são definidas e limites estabelecidos sempre alinhados com:

  • Objetivos de negócios;
  • Necessidades do cliente;
  • Se o processo requer melhorias.

Para o sucesso do projeto de melhoria, é fundamental uma boa definição dos objetivos a serem alcançados. Nessa etapa, podemos utilizar diversas ferramentas como:

  • SIPOC;
  • VoC;
  • Análise de Stakeholders;
  • SWOT;
  • Declaração do problema;
  • Árvore CTQ;
  • Mapeamento de processos e fluxogramas;
  • Contrato de melhoria (Entregável da fase).

O final da fase de definição é caracterizado pela sua passagem para a etapa de medição com o preenchimento do contrato de melhoria, que irá formalizar todos esses pontos.

Outros pontos a que devemos nos atentar para uma boa definição do projeto são:

  • As metas são desafiadoras, porém realistas?
  • Todos os envolvidos terão tempo para se dedicar ao projeto?
  • O projeto é apoiado por um patrocinador com influência suficiente para gerar assistência e recursos essenciais?
  • A equipe espera ter o suporte de departamentos auxiliares, como tecnologia da informação, recursos humanos, conformidade, contabilidade ou jurídico, conforme necessário para o sucesso do projeto?
  • A equipe espera ter a liberdade necessária para implementar a solução que entender ser a melhor ao final do projeto?
  • A equipe tem um líder que conhece as ferramentas e/ou conceitos, ou tem um Master Black Belt ou Black Belt para apoiá-la?

2. Measure (medição):

DMAIC 3

Após ter feito uma boa avaliação do problema, o que ele representa e como afeta a empresa, vamos para a fase de medição.

Na fase de medição, buscamos identificar a localização ou a fonte dos problemas criando um entendimento factual das condições existentes do processo (Mapeamentos e coletas de dados).

Podemos fazer alguns ajustes nas definições do projeto, à medida que evoluímos na medição. Nessa fase, como dito, precisamos fazer uma análise dos pontos já vistos na etapa de definição, porém agora com um olhar mais voltado a métricas.

Iremos refinar as informações e saídas da fase anterior, assim poderemos entender a melhor maneira de mensurar o projeto para que possamos avaliar com profundidade como está seu desempenho. Entender o processo é fundamental antes de propor soluções.

Essa etapa é fundamental, pois compararemos os resultados ao final do projeto com os dados levantados aqui, verificando a eficácia das iniciativas.

Algumas ferramentas que podem ser utilizadas nessa etapa são:

  • Mapeamento de processos;
  • Fluxogramas;
  • Folha de verificação;
  • Pareto e estratificação;
  • Gráfico de tendência;
  • Histograma;
  • SIPOC (entender necessidades dos clientes/Outputs);
  • Formulário para coleta de dados;
  • FMEA;
  • Árvore CTQ.

Para termos certeza de que podemos avançar de fase, algumas perguntas também podem ser feitas e respondidas:

  • A equipe concordou com as medições principais e apresentou uma medição básica do desempenho do processo?
  • A equipe analisou os sistemas de medição e identificou quaisquer problemas que possam contribuir para erros de análise?
  • Sempre que possível, a equipe corrigiu os sistemas de medição para remover os riscos de erro?
  • A equipe calculou a variação do processo e o nível sigma?
  • A equipe conduziu uma amostragem apropriada para permitir conclusões estatisticamente válidas na próxima fase?
  • Patrocinador revisou e aprovou todos os elementos da fase de medição?

3. Analyze (análise):

DMAIC 4

A atividade principal da fase de análise é identificar as causas do problema. E para que possamos chegar, de fato, nas causas raiz, a fases de definição e medição devem ter sido muito bem executadas, para que possamos ter um bom embasamento para chegar aos resultados esperados. Por isso a importância das fases anteriores subsidiarem a fase de análise!

Nessa etapa, novamente, a “pegada” estatística é essencial para a definição das causas do problema, antes de sairmos propondo soluções.

Algumas ferramentas que podem ser utilizadas nessa etapa são:

  • Teste de hipóteses;
  • Análise de regressão e correlação;
  • Diagrama de Ishikawa;
  • Análise dos desperdícios;
  • 5 porquês;
  • Matriz de verificação de causa;
  • Box Plot;
  • Diagrama de Pareto.

Garantimos a passagem correta para a próxima fase respondendo às seguintes perguntas:

  • As causas básicas primárias foram identificadas?
  • A equipe priorizou as causas raiz?
  • O champion ou patrocinador concorda com as prioridades da equipe na fase de melhoria?
  • Sempre que possível, as suposições de causa raiz são apoiadas por dados estatísticos?
  • As relações entre as variáveis ​​dentro de um processo são compreendidas?
  • Sempre que possível, as relações de variáveis ​​foram confirmadas com análise estatística?

4. Improve (melhorar):

DMAIC 5

Nesta fase, estamos prontos para desenvolver, implementar (piloto) e avaliar soluções direcionadas à sua causa. O objetivo é demonstrar com dados que suas soluções resolvem o problema e levam a uma melhoria.

Devemos fazer um brainstorming de possíveis soluções para as causas básicas identificadas e classificar essas soluções de acordo com:

  • Os custos;
  • Quão eficaz a solução seria;
  • Com que probabilidade a solução poderia ser implementada.

As equipes experimentam soluções por meio de testes piloto ou pequenas implementações, coletam dados sobre a solução e verificam se a solução está funcionando conforme o esperado por meio de análise estatística.

Assim que a equipe estiver confiante de que a solução funciona para resolver o problema, ela planeja e implementa a solução.

Uma matriz de seleção é uma ferramenta analítica que permite às equipes propor e classificar soluções para qualquer uma das causas raiz identificadas na fase de análise.

A ideia é envolver toda a equipe, bem como especialistas e partes interessadas durante o brainstorming de soluções. Isso garante maior probabilidade à solução de se adequar ao processo e ao negócio, obtendo apoio do patrocinador, antes que uma implementação parcial ou total seja realizada.

Isso é especialmente verdadeiro quando as soluções exigem gastos ou afetarão processos e pessoas fora do escopo do projeto.

Algumas ferramentas que podem ser utilizadas nessa etapa são:

  • Teste de hipóteses;
  • Ciclo PDSA;
  • Matriz de priorização;
  • 5W2H;
  • Teste piloto;
  • Análise de Retorno sobre investimento (Payback ou NPV).
  • Ferramentas e conceitos Lean (Poka Yoke, SMED, KANBAN, etc.)

Garantimos uma passagem para a última etapa analisando os seguintes pontos:

  • As soluções foram revisadas e priorizadas?
  • Uma ou duas soluções principais foram selecionadas para a ação?
  • Dados de testes foram analisados ​​e as soluções parecem funcionar conforme o esperado?
  • Foi realizada uma análise de custo-benefício?
  • O patrocinador aprovou a implementação completa da solução?
  • Todos os membros da equipe concordam que a solução deve ser implementada?
  • A solução é totalmente documentada por meio de POP’s e materiais de treinamento?
  • A equipe crítica recebeu treinamento sobre a solução e está preparada para repassar esse treinamento a outras pessoas.

5. Control (Controle):

DMAIC 6

Durante a fase de controle, as equipes constroem um monitoramento que lhes permite garantir que o processo continue a funcionar com êxito depois que as mudanças são implementadas e fazem a transição do processo de volta para o seu dono.

Nem sempre é verdade que um dono do processo e sua equipe estarão familiarizados com os controles estatísticos. Por isso, a documentação apropriada, por meio de um plano de controle e educação sobre ferramentas, como gráficos de controle, pode ser necessária para garantir que as equipes de negócios possam manter um processo e identificar quando ele está fora de controle e precisa de remediação.

Ferramentas importantes que podem ser usadas:

  • Gestão da mudança;
  • Treinamento;
  • Gestão da implementação;
  • Padronização;
  • Controle estatístico de processo;
  • Gestão à vista;
  • Gráficos de controle.

DMAIC como apoio à melhoria contínua

DMAIC 7

Devemos pensar no método como uma alavanca para a melhoria, buscando sempre melhorar os processos, trazendo mais equilíbrio e controle para eles. Sempre após uma mudança, precisamos estabelecer um novo padrão.

Uma vez que esse padrão é estabelecido e o processo é estabilizado, podemos “girar” novamente um projeto com o método DMAIC em busca de processos ainda melhores. A busca pela perfeição aqui não tem fim.

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Pâmela Simionato

06/09/2021

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