O que é 5W2H?

A ideia é que esse processo seja simples e facilitado, podendo ser criado em uma simples planilha de Excel, uma folha de papel ou um quadro branco.

Primeiramente, escreva as 7 perguntas no cabeçalho de uma tabela, como na imagem a seguir:

Imaginemos agora que nosso grupo está discutindo sobre um novo produto que a empresa irá lançar e que precisa fazer uma pesquisa para entender melhor o mercado.

Em reuniões como essa, é fundamental sair com um plano de ação estruturado para que cada pessoa saiba exatamente o que fazer e que exista também um material que reúna todas essas informações para que, ao longo dos dias, se possa fazer um acompanhamento das atividades propostas.

Um grande erro das equipes é não estruturar e registrar essas informações. Sendo assim, muitas atividades se perdem ou são feitas de maneira equivocada, diferente do que foi combinado na reunião.

Outro ponto que costuma atrapalhar muito esse tipo de iniciativa é não existir uma fonte de consulta em que todas as ações podem ser checadas, para verificar o status de cada uma.

Voltando ao nosso exemplo da pesquisa de lançamento de um novo produto, o grupo pode criar um plano de ação como este:

Como podemos ver, o grupo pode sair da reunião sabendo exatamente o que precisa ser feito e por que algo deve ser realizado. Isso é importante porque, quando uma pessoa sabe exatamente por que está fazendo algo, ela entende melhor o contexto e executa a atividade de maneira mais alinhada com o objetivo, além de possuir um direcionamento em um momento de dúvida ou tomada de decisão.

Outro ponto é que saímos de reuniões como essa sabendo exatamente quem deve executar uma atividade (escolha sempre uma pessoa, não uma área), qual o prazo que ela tem para realizar a atividade, qual o processo ou metodologia que deverá ser utilizada, onde será realizada e um valor quantitativo que pode estar alinhado ao valor que pode ser gasto ou ao número de ações a serem realizadas.

Esse quadro também é muito importante para o líder da iniciativa, pois fornece uma gestão visual das atividades, para que ele possa fazer o acompanhamento mais eficaz.

Pode se pedir para cada membro registrar, nesse mesmo quadro, a data em que finalizou a ação, se está tendo algum problema, precisa de ajuda, etc. Dessa maneira, o grupo pode apoiar o colaborador que precisa de ajuda, não esperando chegar na data final para descobrir que não conseguiram realizar as atividades propostas.

Esse processo pode ser utilizado em outras situações, como, por exemplo, na análise de um problema. Entender o que acontece, com quem acontece determinado problema, com qual frequência e etc., nos fornece informações valiosas na hora de entender um problema mais a fundo para encontrar a causa raiz, aquela que, de fato, resolve o problema de uma vez por todas.

Essa ferramenta também pode ser utilizada na criação deu um planejamento estratégico ou até mesmo em nossas atividades diárias, para que possamos nos cercar de todos os itens importantes que precisamos fazer, sem deixar nada de lado.