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Conheça um pouco mais sobre o ciclo PDCA, esse método de gerenciamento da melhoria amplamente utilizado em processos e negócios e que tem feito com que as empresas e times que o utilizam criem um ambiente de melhoria contínua em busca do diferencial competitivo.
Também conhecido como ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart, o ciclo PDCA é uma potente metodologia de gestão para a melhoria contínua de processos que pode ser utilizada em praticamente qualquer situação, empresa, mercado de atuação e etc.
Ele é um mecanismo interativo que se baseia em quatro etapas (por isso, o nome ciclo PDCA):
Vejamos um pouco mais detalhadamente essas 4 etapas:
Esta é considerada provavelmente a etapa mais longa e importante do ciclo, pois a metodologia reforça que, para se atingir o sucesso, um bom planejamento deve ser realizado de modo a entender o processo com profundidade.
Dessa maneira, o grupo terá mais capacidade de encontrar a raiz do problema e oferecer soluções que de fato tragam resultados robustos.
Podemos subdividir a fase de planejamento em outras 4 etapas micro:
Precisamos aqui definir qual problema será atacado, o escopo de atuação e entender com profundidade a importância de se eliminar esse problema para a organização.
Aqui devemos também levantar os indicadores de performance que nos ajudarão mais ao fim do ciclo PDCA avaliar se as melhorias foram eficazes.
Investigar o problema a fundo, indo até o GEMBA e conhecendo o processo na prática, de preferência sob vários pontos de vista.
Utilizar os conhecimentos adquiridos nas etapas anteriores e de ferramentas com os 5 porquês, Brainstorming, Diagrama de Ishikawa, dentre outras para se encontrar a real causa raiz do problema.
Uma vez que a causa raiz foi identificada, deve se criar um plano de ação eficaz para se eliminar essa causa de uma vez por todas.
Na fase de execução, agora que temos um plano de ação, devemos colocar a mão na massa e executar as ações previamente estabelecidas.
Esse passo é fundamental e depende muito de uma gestão clara e objetiva, uma liderança que saiba acompanhar as ações, apoiar os times na eliminação de barreiras que, porventura, possam aparecer durante essa etapa e que façam um acompanhamento do cronograma de maneira eficaz.
Na fase de verificação, já finalizamos as ações da etapa anterior e precisamos analisar se de fato as ações atingiram o objetivo proposto.
Dessa maneira, é importante comparar os indicadores dos processos atuais com os indicadores antes de iniciar o PDCA. Assim, podemos ver se, de fato, esses indicadores melhoraram, consequentemente, se as ações foram as melhores opções e puderam ser realizadas com sucesso.
É importante salientar que, caso os indicadores do processo não tenham melhorado após a execução das ações, é muito provável que a fase de planejamento não tenha sido realizada com sucesso e que a análise de causa raiz deve ter sido superficial.
Outro motivo pode ser a execução das ações, elas podem ser eficazes de fato, mas podem não ter sido colocadas em prática com qualidade.
Resumindo, se você e seu time não atingiram os resultados estabelecidos, voltem para a etapa de observação/análise e busquem entender o que não foi feito de maneira correta.
Esse processo de aprendizado é normal e erros podem acontecer. A medida que as pessoas executam mais ciclos PDCA nos processos, mais capazes e eficientes elas serão.
Caso o problema tenha sido solucionado na fase anterior, mediante um teste piloto, por exemplo, agora é hora de dividir o aprendizado e padronizar os demais processos similares da empresa.
Para isso, é importante rever os POP’s e treinar toda a equipe no novo procedimento. Devemos garantir que o time não volte a executar o processo anteriormente realizado, para que os problemas solucionados não voltem a acontecer.
Podemos ver no esquema abaixo um resumo das etapas do ciclo PDCA:
Como podemos ver, o ciclo PDCA busca a melhoria contínua, a perfeição.
Quando finalizamos o ciclo devemos entender que apesar de o processo estar melhor do que antes, é provável que ainda existem muitas melhorias e oportunidade a se fazer e é por isso que devemos “girar o PDCA” de maneira constante.
A cada giro que fazemos, melhor deixamos o processo e mais robustas e eficientes ficam as atividades nas empresas, e é isso que faz com que um negócio seja bem-sucedido.
Esse giro do PDCA não precisa ser feito imediatamente após finalizar uma melhoria de um processo. Precisamos lembrar também que, como temos recursos escassos, pode ser mais inteligente “atacar” outro processo que precisa mais de melhorias.
Por isso, temos os especialistas em melhoria contínua, para que possam analisar de maneira crítica quais processos precisam de mais atenção, de acordo com as necessidades dos clientes e estratégia da empresa.
Quando giramos o PDCA, elevamos o nível desse processo, como se fosse uma escada onde vamos subindo degrau por degrau.
Quando subimos uma escada de maneira muito rápida, corremos o risco de cair, não é? Por isso devemos, a cada degrau subido, estabilizar os processos antes de subir um novo degrau.
Mas o que isso quer dizer? Que após mudar um processo, devemos estabilizá-lo e criar procedimentos, treinamentos e iniciativas que garantam que os processos serão agora realizados conforme necessário.
Somente após termos certeza que o novo procedimento está sendo realizado com qualidade é que devemos melhorá-lo ainda mais.
Melhoria contínua não se trata de uma corrida de 100 metros onde o mais importante é a velocidade, melhoria contínua se trata de pequenos ganhos, de forma constante e estruturada.
O ciclo PDCA deve ser executado em grupo, o que potencializa seus resultados. Como estamos falando em melhorar processos, sabemos que isso pode trazer a resistências das pessoas, principalmente aquelas que atuam nas respectivas atividades.
Para que exista uma melhor aceitação é importante que você e seu time envolvam as pessoas desse processo, para que se sintam prestigiadas e valorizadas.
Quando as pessoas que atuam nos processos participam efetivamente, além de trazerem valiosos insights, pois são elas que estão na “linha de frente”, elas oferecem menos resistência à mudança, pois participaram do processo efetivamente.
E lembre-se que a educação e capacitação é fundamental, quanto mais pessoas conhecerem as metodologias e ferramentas de melhoria contínua, mais capazes e preparados os times serão, consequentemente conseguirão trazer melhores resultados para as empresas.
Por isso, aqui, na Intervale, trazemos diversos cursos de capacitação profissional, com os melhores profissionais e tecnologia para que possamos de fato ter profissionais capacitados nas empresas.
17/02/2022