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O Que é um POP?

No texto de hoje, falaremos dos tipos de POP, mas, antes explicaremos o que é um Procedimento Operacional Padrão.

O QUE É UM PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP?

Também conhecido como POP ou “SOP” – Standard Operating Procedure, é um procedimento que demonstra de maneira detalhada o passo-a-passo das atividades de fabricação de um produto, fornecimento de um serviço, dentre outras atividades que necessitam de padronização no momento de sua execução. É de maneira resumida uma instrução de trabalho, um roteiro detalhado para que os processos sejam executados com a menor variação e quantidade de defeitos possível. É isso o que os clientes buscam, não é?!

Sempre que possível, devemos elaborar um POP o mais visual e de fácil entendimento possível, utilizando imagens, fotos, ilustrações, fluxogramas e até mesmo vídeos.

Quer saber um pouco mais, acesse nosso artigo e saiba como elaborar um POP.

E QUAIS SÃO OS TIPOS DE POP 'S?

Os modelos mais utilizados pelas organizações incluem:

1- POP ’S FUNDAMENTAIS (OU MODELOS)

Fornecem as diretrizes e orientações para que possamos criar os diversos modelos de POP. Layout do documento, instruções de nomenclatura, rastreabilidade, boas práticas e registro são algumas das informações. É importante que uma organização tenha seus modelos de POP padronizados e que orientem os profissionais para o tipo de informação que os documentos devem abordar para que sejam mais assertivos.

Devem sempre buscar uma orientação que facilite sua criação e principalmente o entendimento do documento pela pessoa que irá utilizar na operação.

Algumas informações que geralmente são necessárias:

  • Nome do documento;
  • Objetivo do POP;
  • Usuário do POP;
  • Revisão atual;
  • Histórico de revisões;
  • Documentos de referências que ajudaram na criação do POP (Normas, estudos, etc.);
  • Local de utilização;
  • Glossário;
  • Descrição detalhada das etapas;
  • Fluxo da cadeia de ajuda (em caso de necessidade, quem devemos contatar?)
  • Fluxograma do processo;
  • Fotos, imagens, etc.
  • Local de guarda do documento;
  • Responsável pelo documento (Atualizações).

2- POP ’S METÓDICOS OU DE TESTE

Em caso de uma falha em um equipamento ou atividade em geral, esse tipo de POP orienta os profissionais em como abordar o problema, que tipos de dados devem ser colhidos e análises a serem realizadas.

É um tipo de procedimento operacional padrão bem especializado, sendo utilizado por pessoal devidamente treinado e preparado para realizar tal atividade com eficiência e eficácia.

3- POP ’S DE SEGURANÇA

São procedimentos que visam a segurança dos trabalhados na hora de executar uma determinada atividade. É necessário cortar a alimentação de energia? Utilizar EPI’s (Equipamento de Proteção Individual)? Existem recomendações de segurança para a realização da atividade?

São muito importantes nas empresas em geral para que possamos evitar acidentes.

4- POP ’S DE PRODUÇÃO

Uma etapa de produção pode ser complexa e conter vários passos. Por mais que a pessoa tenha experiência, algo pode passar batido colocando em risco a segurança do cliente e a qualidade do produto. Além de evitar falhas na manufatura de um produto, ajuda na hora de treinar novos colaboradores e fazer a gestão do conhecimento, uma vez que a rotatividade nas empresas pode ser alta e com a saída de um funcionário, informações e experiências podem ser perdidas, e com o POP, evitamos a perda desse conhecimento.

5- POP ’S DE QUALIDADE

Quando falamos em controle da qualidade, importante que as pessoas saibam exatamente o que verificar e quais são as características chave que o produto ou serviço deve ter para que agregue valor ao cliente. Com os POP’s da qualidade, sabemos exatamente o que verificar para que nossos clientes recebem o melhor produto ou serviço, evitando que peças defeituosas sejam enviadas, por exemplo.

6- POP ’S DE ARQUIVAMENTO

São POP’s que orientam a organização e arquivamento de documentos, ordens de fabricação e relatórios. Organizar esses documentos é fundamental na hora de procurar informações, coletar dados e buscar respostas para solução de problemas ou registros que possam ser solicitados por clientes ou órgãos do governo.

7- POP ’S DE ARMAZENAMENTO

Procedimento dedicado para o armazenamento de produtos. Devemos utilizar o FIFO (First in First Out)? Existe alguma questão de segurança, sendo o produto inflamável ou perigoso? Qual a temperatura ideal para armazenar determinado produto e por quanto tempo?

8- POP ’S DE CONDUTA PARA RECLAMAÇÕES

Infelizmente não estamos imunes a problemas e reclamações. Sabemos que em uma situação como essa, o cliente pode estar chateado ou até mesmo bravo com um produto defeituoso, por exemplo.

Em situações como essa, é importante que nosso time de atendimento mantenha a calma e saiba contornar a situação, buscando encontrar soluções para a satisfação do cliente. Nesse caso, os POP’s podem ajudar trazendo exemplos de possíveis problemas e respostas e abordagens para lidar com a situação.

Além dos tipos citados acima, podemos ter Procedimentos Operacionais Padrão para:

  • Atividades administrativas;
  • Operação de equipamentos, máquinas e instrumentos;
  • Métodos analíticos;
  • Preparação de reagentes químico;
  • Preparação de alimentos;
  • Dentre outros.

Apesar de serem os tipos mais utilizados, nada impede que utilize o POP em uma área diferente das mencionadas acima caso identifique a necessidade.

POP

Fonte: Livro “Qualidade Total – Padronização de Empresas. Vicente Falconi, 2º ed. Nova Lima- MG – Editora Falconi, 2014.

pop 2

Vicente Falconi, 2004

BAIXE AQUI UM MODELO DE PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

Disponibilizamos um modelo para download gratuito para que possa utilizar e distribuir livremente. Lembre-se que esse é um modelo, porém sempre que possível, adapte o documento para a realidade e necessidade da sua empresa/processo. 

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E não se esqueça de baixar aqui o modelo POP gratuitamente.

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